Koliko vas zaista košta jedna Excel tabela?

Ako vodite manje preduzeće, velika je verovatnoća da je Excel jedan od najčešće korišćenih programa na vašem računaru. U njemu pratite prodaju, pripremate spiskove klijenata, vodite zalihe, evidentirate odsustva zaposlenih ili planirate troškove. Za brojne zadatke i danas je odličan izbor, a mnoga preduzeća bez njega gotovo da ne bi mogla da posluju.

Problem, međutim, obično nije u Excel-u.

Problem nastaje kada kompanija raste, ali način rada ostaje isti. Ono što je nekada bila jedna pregledna tabela na kraju se pretvara u deset različitih datoteka koje koristi više ljudi. Neki se čuvaju na zajedničkom disku, drugi na računaru pojedinog zaposlenog, drugi u e-mailu. Neko napravi kopiju fajla „za svaki slučaj“, drugi ga preimenuje, treći mu doda novu kolonu. Nakon nekoliko meseci, niko nije sasvim siguran koja verzija sadrži najnovije podatke.

Takve situacije su mnogo češće u kompanijama nego što mislimo. Budući da se razvijaju postepeno, često ih usvajamo kao deo svakodnevnog života.

Kada mala kašnjenja počnu da se sabiraju

Većina kompanija ne gubi novac jer je program loš. Gubi ga zbog vremena koje zaposleni provode radeći na njemu.n
Prodavac treba informacije o zalihama i poziva kolegu. Računovodstvo proverava da li su brojevi u poslednjoj tabeli zaista tačni. Reditelj otvara više fajlova jer ne zna koji je poslednji put ažuriran. Neko primećuje pogrešne informacije, ali nije jasno ko ih je poslednji promenio.
Svaki od ovih zadataka traje samo nekoliko minuta. Zato što su tako kratke, skoro nikada ih ne doživljavamo kao trošak. Međutim, kada se slične situacije ponavljaju svaki dan, one počinju neprimetno oduzimati vreme čitavom timu.

Često čak i ne primećujemo koliko energije ide u usklađivanje podataka, proveru tačnosti informacija i pronalaženje odgovora koji bi trebalo da budu dostupni za nekoliko sekundi.

Kompanija preraste tabele

Skoro svaki posao dolazi do tačke u kojoj jedna Ekcel tabela više nije dovoljna. Postoji novi za prodaju, drugi za inventar, treći za projekte, četvrti za odmor zaposlenih. Svako rešava svoj problem, i zajedno stvaraju novi.
Podaci počinju da se dupliraju. Iste informacije treba ispraviti na nekoliko mesta. Ako se jedna tabela ne ažurira, brzo se javljaju pogrešne odluke ili dodatni rad.

To je kada se kompanija često nađe u začaranom krugu. U nedostatku jedinstvenog pregleda, stvaraju se novi zapisi, što znači još više ručnog rada.

Najveći rizik nisu formule

U mnogim kompanijama postoji osoba koja najbolje poznaje „taj Excel“. On zna koje formule ne treba menjati, koja tabela je tačna i zašto su podaci raspoređeni na određeni način.

Sve dok je ta osoba prisutna, sve funkcioniše bez većih problema. Pravi izazovi postaju očigledni samo kada postoji duže odsustvo, promena posla ili kada neko drugi mora da radi sa istim podacima.

Kompanija tako postaje zavisna od pojedinca i njegovog načina rada, umesto da se oslanja na transparentan sistem kojem mogu pristupiti svi kojima je potreban.

Kada je vreme za drugačiji pristup?

Excel će uvek ostati odličan alat za analizu, proračune i izveštaje. Međutim, nije stvoren kao centralni sistem za upravljanje čitavom kompanijom.

Ako zaposleni provode sve više i više vremena u potrazi za podacima, proveru različitih verzija datoteka ili ručno prepisivanje informacija između programa, problem više nije u organizaciji jedne tabele. Tada kompanija obično preraste način na koji funkcioniše, što je do tada dobro služilo.

Prelazak na jedinstveni poslovni sistem stoga nije pitanje veličine kompanije, već pre svega transparentnosti i efikasnosti.

Jedan podatak, jedan unos, jedan pregled

Savremeni poslovni informacioni sistemi omogućavaju da se podaci unose samo jednom, a onda su dostupni svima kojima je to potrebno u radu. Prodaja, nabavka, računovodstvo, inventar i dokumentacija su međusobno povezani, tako da nema potrebe za usklađivanjem različitih tabela ili ručnim prenosom podataka.

To ne znači da Excel nestaje iz preduzeća. Naprotiv. I dalje ostaje odličan alat za pripremu analiza i izveštaja. Razlika je u tome što on više nije odgovoran za svakodnevne operacije.

PANTEON omogućava kompanijama da učine upravo to. Ključni poslovni podaci se prikupljaju na jednom mestu, procesi su povezani, a zaposleni rade sa istim i uvek ažurnim informacijama. Oni troše manje vremena na validaciju podataka i više vremena radeći posao koji stvara vrednost.