Koliko dnevnih zadataka u kompaniji može biti automatizovano?

U svakoj kompaniji postoje zadaci koji se ponavljaju iz dana u dan: provera zaliha, obrada porudžbina, odobravanje faktura, slanje dokumenata, praćenje plaćanja, priprema izveštaja ili sređivanje dokumentacije zaposlenih. Svaki od njih možda traje svega nekoliko minuta, ali zajedno oduzimaju značajan deo radnog dana.

Problem često nije u jednom velikom i složenom procesu, već u mnoštvu malih koraka koji zahtevaju ručnu proveru, unos podataka ili razmenu informacija sa kolegama. Upravo tu automatizacija može najviše da olakša svakodnevni rad.

Pored standardnih funkcionalnosti, PANTHEON nudi i dodatna rešenja za različite poslovne procese. U novom Katalogu PANTHEON rešenja okupili smo više od 40 rešenja koja vam pomažu da automatizujete zadatke i pojednostavite poslovanje.

 

 

U robnom poslovanju veliki deo svakodnevnog rada svodi se na ista pitanja: šta kupci poručuju, šta je trenutno na stanju, šta je već rezervisano i šta treba naručiti od dobavljača?

Rešenja u katalogu obuhvataju obradu porudžbina, rezervacije i pregled zaliha, planiranje nabavke i pripremu robe za otpremu. Na primer, Prodajni asistent na jednom mestu objedinjuje podatke o porudžbinama kupaca, isporučenim količinama, trenutnim zalihama po skladištima, serijskim brojevima, rokovima trajanja i povezanim porudžbinama dobavljačima.

Drugi primer je automatsko kreiranje porudžbina za primarnog dobavljača. Kada zalihe određenog artikla padnu ispod zadate minimalne količine, PANTHEON može da pokrene proces nabavke, bez potrebe da zaposleni stalno ručno proveravaju stanje.

U praksi to znači da prodaja lakše proverava dostupnost robe, skladište ima bolji pregled otpreme, a nabavka može na vreme da obezbedi količine koje nedostaju.

I u finansijama mnogo vremena odlazi na zadatke koji nisu složeni, ali zahtevaju redovno praćenje. Jedan od primera je praćenje dospelih faktura.

Umesto da zaposleni ručno proveravaju rokove dospeća izdatih faktura, sistem može da ih prati i, kada su ispunjeni zadati uslovi, pokrene sledeći korak, poput slanja SMS obaveštenja kupcu. Na sličan način moguće je pratiti i rešavati reklamacije na fakture.

Automatizacija, pored uštede vremena, donosi i veću pouzdanost: proces više ne zavisi od toga da li se neko setio da proveri određeni podatak ili na vreme obavi sledeći korak.

Dokument stiže do prave osobe

Mnogo vremena može da se izgubi i kada isti dokument treba da prođe kroz više ruku.

Dobar primer su ulazne fakture. Ako kompanija ima više nivoa odobravanja, faktura odmah po prijemu može automatski da uđe u unapred definisan proces. Odgovorna osoba određuje se na osnovu podešavanja za dobavljača, a korisnici u svakom trenutku mogu da vide da li je odobravanje još u toku, da li je faktura odbijena ili je proces završen.

Isti princip može da se primeni i na druge dokumente i procese. Umesto slanja priloga mejlom i proveravanja ko je pregledao dokument, u sistemu se jasno definiše ko je zadužen za koji korak i prati dokle je proces stigao.

Kadrovski procesi se ne završavaju obračunom zarada

Kada kompanija ima veliki broj zaposlenih, raste i broj zadataka koji se ponavljaju. Dokumentaciju treba pripremiti, poslati, odobriti i pravilno sačuvati, a pri dolasku ili odlasku zaposlenog više ljudi treba da obavi svoj deo posla na vreme.

Zato rešenja u katalogu obuhvataju i procese dolaska i odlaska zaposlenih, slanje i arhiviranje kadrovske dokumentacije i dokumentacije za obračun zarada, kao i slanje bezbednosnih procedura i potvrđivanje da su zaposleni upoznati s njima.

Na primer, kada zaposleni odlazi iz kompanije, potrebno je obezbediti povrat opreme, ažurirati kadrovsku evidenciju i deaktivirati korisničke naloge, licence, imejl i druge pristupe. Uz unapred definisan proces lakše je pratiti sve obaveze i obezbediti da se nijedan korak ne preskoči.

Podaci su korisni samo kada možemo brzo da ih upotrebimo

Automatizacija obuhvata i lakši pristup informacijama koje su nam potrebne za svakodnevni rad.

Rešenja za pregled podataka i izveštavanje omogućavaju bolji uvid u podatke koji već postoje u PANTHEON-u. Na primer, APOLON na jednoj kontrolnoj tabli objedinjuje ključne pokazatelje prodaje, finansija, fakturisanja, nabavke i zaliha. Tako su važne informacije dostupne na jednom mestu, bez potrebe za otvaranjem više različitih izveštaja.

I druga rešenja u katalogu imaju isti cilj: da brže dođete do potrebnih podataka i lakše donesete odluku ili obavite zadatak.

 

Počnite od procesa koji vam oduzima najviše vremena

Automatizacija poslovanja ne mora da bude veliki projekat koji zahteva promenu svih procesa u kompaniji odjednom. Često je najbolje početi od svakodnevnih zadataka i prepoznati gde zaposleni troše najviše vremena na ručni unos i proveru podataka, traženje dokumenata ili razmenu informacija.

Zato smo dodatna rešenja za PANTHEON okupili u Katalogu rešenja, gde možete da ih pregledate po oblastima: Roba, Finansije, Kadrovi i zarade, Proizvodnja, Sistem i Transakcije.