Kako pojednostaviti kadrovsku evidenciju i obračun zarada
Kako kompanija raste, tako raste i količina kadrovske administracije. Ono što je još uvek upravljati sa deset zaposlenih može brzo postati neproziran sa pedeset ili sto. Kadrovski dosijei, ugovori o radu, evidencije o odsustvu, lekarski pregledi, obuka i platni spisak uključuju mnogo podataka, dokumenata i zakonskih obaveza.
Ako se ovi podaci čuvaju u papirnim fasciklama, Ekcel tabelama ili raznim informacionim sistemima, HR odeljenja provode sve više vremena u potrazi za informacijama, proveri podataka i otklanjanju grešaka. Rezultat je ne samo više administrativnih poslova, već i veći rizik od propuštenih rokova, netačnih podataka i zahtjevnije pripreme platnog spiska.
Zašto HR zapisi vremenom postaju neprozirni?
Većina kompanija počinje prilično jednostavno. Lične fascikle su u fasciklama, neki podaci su u Ekcelu, a neke informacije su u e-mailu ili na zajedničkom serveru.
Vremenom se pojavljuju novi poslovi, promene ugovora, promocije, obrazovanje, lekarski pregledi i razne vrste izostanaka. Količina dokumentacije brzo raste, a podaci postaju rasuti među različitim zapisima.
Ovakav način rada donosi niz izazova:
- traženje dokumenata traje dosta vremena,
- važni rokovi se prate ručno,
- podaci nisu uvek ažurni,
- Informacije su duplirane.
- Priprema izveštaja i platnog spiska postaje izazovnija.
Kako digitalizacija pojednostavljuje rad HR-a?
Digitalizacija nije samo zamena papira računarom. Njegova najveća prednost je što se svi podaci o zaposlenima prikupljaju na jednom mestu i međusobno povezuju.
Ovo omogućava:
- centralna evidencija zaposlenih,
- digitalne lične fascikle.
- brz pristup dokumentaciji,
- Automatski podsetnici za važne rokove
- sigurno čuvanje kadrovskih dokumenata,
- jednostavnije izveštavanje.
Umesto pretraživanja kroz različite fascikle, HR može pristupiti svim podacima u nekoliko klikova.
Organizovana kadrovska evidencija takođe znači jednostavniji obračun plata
Platni spisak se zasniva na tačnim podacima o osoblju. Ako su evidencije o zaposlenju, odsustvu, radnom vremenu ili drugim promjenama raspršene, podaci se moraju prikupiti i ponovo provjeriti prije svakog računa.
Kada su HR zapisi povezani u jedan sistem, priprema računa je brža, transparentnija i manje sklona greškama.
Pored toga, kompanija može lakše da:
- prati različite vrste izostanaka,
- priprema izveštaje za menadžment,
- izvozi potrebne podatake za FURS,
- priprema naloge za plaćanje,
- kolektivno šalje platne liste zaposlenima.
Više vremena za ljude, manje vremena za administraciju
Zadatak savremene kadrovske službe nije samo vođenje dokumentacije. Sve više vremena posvećuje razvoju zaposlenih, planiranju kadrova, edukacijama i podršci rukovodstvu pri donošenju odluka.
Međutim, to je teško postići ako većinu svog vremena provodi na administrativnim zadacima.
Digitalizacijom kadrovskih procesa preduzeće može smanjiti količinu ručnog rada, poboljšati pregled nad zaposlenima i obezbediti pouzdanije upravljanje kadrovskim podacima.
Želite da saznate više?
Pripremili smo besplatan priručnik „Kako pojednostaviti kadrovsku evidenciju i platni spisak“, u kojem predstavljamo najčešće izazove kadrovske administracije i praktične načine njihovog rešavanja kroz digitalizaciju.
U priručniku ćete naučiti:
- Kako da podesite elektronske lične fascikle.
- kako efikasno pratiti ugovore, lekarske preglede i druge važne rokove,
- kako poboljšati pregled kadrovske evidencije,
- kako pojednostaviti pripremu platnog spiska,
- Kako smanjiti administrativni rad u kadrovskom odeljenju.
