Tokom ovog perioda kreiraju se ključni dokumenti, bilansi stanja, baze i izveštaji, koji predstavljaju finansijsku sliku preduzeća i služe kao dokaz o pravilno sprovedenom kraju poslovne godine i ispravno utvrđenom početnom stanju novog poslovnog perioda.

U praksi, međutim, ovi dokumenti se često čuvaju na različitim lokacijama: u fasciklama na računaru, e-mailu, lokalnim diskovima ili fizičkim arhivama. Pristup podacima je neproziran, provera usklađenosti je dugotrajna, a dokazivanje preduzetih koraka zavisi od pojedinaca.

Često se dešava da menadžmentu kompanije, direktorima, vlasnicima ili revizorima su potrebni određeni podaci i dokumenti u vrlo kratkom vremenu – a računovodstvo ih mora tražiti u raznim fasciklama, ispisima ili arhivama. To uzrokuje dodatni gubitak vremena, opterećenja i nepotrebne zavisnosti od pojedinaca koji poznaju strukturu dokumentacije.

Sa našim rešenjem, svi ključni dokumenti na kraju godine organizovani su na jednom mestu, tako da ovlašćena lica mogu samostalno da im pristupe, a računovodstvo ih može pronaći i proslediti znatno efikasnije – bez dugotrajnog pretraživanja dnevnika, izveštaja, mejlova ili foldera na računarima.

Jedinstvena i strukturirana dokumentacija na kraju godine

Rešenje omogućava da se svi ključni dokumenti na kraju godine čuvaju na jednom mestu – unutar dokumentacije, pod jednom klasifikacijom.

Ovo obezbeđuje:

• centralizovano i sigurno čuvanje završne dokumentacije,
• jednostavniji i efikasniji pristup ključnim finansijskim podacima,
• jasnu strukturu svih završnih dokumenata i izveštaja,
• dugoročna sledljivost dostavljenih, overenih i arhiviranih dokumenata,
• i mogućnost kontrolisanog uvida u finansijsku situaciju takođe
• korisnici koji nemaju pristup glavnoj knjizi ili nisu vešti u pregledu časopisa i finansijskih izveštaja.

Na osnovu odgovarajuće dodeljenih prava klasifikacije, menadžment kompanije, direktori, vlasnici ili druga odgovorna lica mogu samostalno pristupiti ključnim dokumentima na kraju godine i brzo steći uvid u finansijsko stanje kompanije – bez dodatnog uključivanja računovodstva ili traženja dokumentacije u različitim sistemima i fasciklama.

Potpuna transparentnost finansijske situacije

Svi ključni dokumenti na kraju godine mogu se preneti u sistem dokumenata, kao što su:

• Bilans stanja Bruto stanja
• otvaranje bruto bilansa stanja,
• osnove raspodele dobiti ili gubitka,
• stanje bankovnih računa,
• otvorena potraživanja i obaveze,
• bilans stanja,
• račun dobiti i gubitka,
• dostavljeni bilans stanja,
• i druga važna finansijska dokumentacija.

Na ovaj način, odgovorna lica uvek imaju pristup verifikovanim i usklađenim podacima, bez potrebe za pretraživanjem različitih izvora.

Proverljivost, transparentnost i bezbednost podataka

Jedna od ključnih prednosti rešenja je da su svi važni dokumenti na kraju godine prikupljeni na jednom mestu i spremni za neposrednu inspekciju.

To daje kompaniji jasan, proverljiv trag svih ključnih koraka na kraju finansijske godine. Svaki relevantni dokument ostaje trajno povezan sa periodom na koji se odnosi, što značajno olakšava verifikaciju konzistentnosti podataka i naknadne interne ili eksterne kontrole.

Rešenje vam omogućava da skladištite na strukturiran način:

• zatvaranje i otvaranje bruto bilansa stanja,
• Temelji za zatvaranje učionica;
• izveštaji i bilansi stanja,
• otvorene stavke,
• i drugu dokumentaciju koja se odnosi na kraj finansijske godine.

Ovakav način rada smanjuje mogućnost grešaka, gubitka dokumentacije ili zabune oko toga koja je verzija dokumenta korišćena na kraju godine.

Dugoročna sledljivost podataka je takođe važna prednost. Naknadnim provjerama, revizijama ili poređenjima između perioda, kompanija može brzo provjeriti kakva je situacija bila na kraju svake finansijske godine i na osnovu kojih dokumenata je izvršeno zatvaranje.

Svi dokumenti ostaju bezbedno arhivirani, a pristup je regulisan kroz jasno definisana prava i klasifikacije.

Radite brže bez pretraživanja

Kada su dokumenti prebačeni u sistem dokumenata:

• više ih nije potrebno pretraživati po fasciklama, e-mailovima ili lokalnim arhivama,
• svi ključni dokumenti se prikupljaju u strukturiranom i transparentnom obliku,
• važni podaci i ispisi su uvek dostupni na jednom mestu,
• a kraj godine postaje znatno transparentniji i organizovaniji proces.

Korišćenjem klasifikacija, korisnik može da filtrira i pregleda celokupnu dokumentaciju pojedinog perioda zatvaranja u roku od nekoliko sekundi, što značajno smanjuje vreme pripreme dokumentacije za upravljanje, revizije, interne kontrole ili naknadne poslovne provere.

Prednosti za vašu organizaciju

• Veća sigurnost finansijske dokumentacije
• Centralizovana i organizovana arhiva na kraju godine
• Brže revizije i interne kontrole
• Manji operativni rizik
• Jasna proverljivost sprovedenih postupaka
• Bolja transparentnost finansijskog stanja kompanije
• Jednostavnija saradnja između računovodstva i menadžmenta
• Manje oslanjanja na pojedince i njihovo znanje o izveštavanju
• Brža priprema podataka za menadžment, vlasnike ili revizore
• Lakši pristup ključnim dokumentima čak i bez pristupa glavnoj knjizi
• Veća transparentnost nad zatvaranjem i otvaranjem država
• Standardizovani proces zatvaranja fiskalne godine
• Manje administrativnog posla prilikom traženja i pripreme dokumentacije

Kraj godine tako postaje strukturiran, sledljiv i profesionalno uređen proces.

Rešenje je posebno pogodno za:

• Računovodstvene usluge
• Finansijska i računovodstvena odeljenja
• Kompanije sa zahtevima za sledljivost revizije
• Višekorisnički i višeslojni pristup
• Kompanije sa većim obimom završne dokumentacije
• Kompanije u kojima menadžment često treba uvid u finansijske podatke i završne izveštaje
• Organizacije koje žele da digitalizuju, standardizuju i regulišu proces zatvaranja finansijske godine i izveštaje vezane za ovaj proces na duži rok

Posebno je koristan u okruženjima u kojima na kraju godine učestvuje više ljudi, gde je važna jasna podela odgovornosti i gde je kompaniji potrebna pouzdana, transparentna i dugoročna arhiva finansijske dokumentacije.

Ključna vrednost rešenja

Rešenje nije samo digitalna arhiva dokumenata, već i uredan i kontrolisan proces upravljanja konačnom dokumentacijom kompanije.

Omogućava kompaniji veću transparentnost nad finansijskim podacima, bolju sledljivost sprovedenih procedura i sigurnije i dugoročnije čuvanje ključnih dokumenata na kraju godine.

Kraj godine u DMS-u znači: manji rizik, veću kontrolu i potpunu sledljivost svih ključnih finansijskih dokumenata.

BAZA
ZNANJAViše informacija za bolje odluke