Potvrđivanje primljenih računa uz veću kontrolu

Problem:

U organizacijama koje obrađuju veliki broj ulaznih računa i imaju više nivoa odobravanja, proces odobravanja računa često je spor, nepregledan i neefikasan.

Računi se ručno prosleđuju putem e-maila ili drugih komunikacionih kanala, pri čemu često nije jasno ko je odgovoran za njihovu obradu i u kojoj fazi procesa se trenutno nalaze.

Ovakav način rada dovodi do kašnjenja u odobravanju i knjiženju troškova, povećava administrativno opterećenje zaposlenih i stvara dodatni rizik od grešaka ili gubitka dokumentacije.

Dodatni izazov predstavlja nedostatak preglednosti i kontrole nad procesom, posebno u kompanijama sa više nivoa odobravanja troškova.

Na primer, rukovodilac na nižem nivou može da odobri račune do 300 €, rukovodilac na srednjem nivou račune do 5.000 €, dok sve iznose iznad toga mora da odobri uprava kompanije.

Bez jasno definisanog i automatizovanog procesa, ovakva pravila se često ne primenjuju dosledno.
Računi se prosleđuju pogrešnim osobama, zadržavaju se na pojedinim nivoima procesa ili se odobravaju bez odgovarajuće kontrole.

Korisnici nemaju jasan pregled gde se dokument nalazi, ko ga trenutno obrađuje i na kom mestu dolazi do zastoja u procesu.

Rešenje:

Modul omogućava napredan proces odobravanja ulaznih računa kroz više nivoa odobravanja, uz automatsku distribuciju dokumenata odgovornim osobama i praćenje statusa procesa u realnom vremenu.

Nakon prijema računa pokreće se distribucija dokumenta unapred definisanim grupama na osnovu odgovorne osobe koja je određena za dobavljača u šifrarniku subjekata.

Centralizovani prijem računa

Svi primljeni računi se automatski preuzimaju u Dokumentaciju. Pristup klasifikaciji moguće je ograničiti isključivo na ovlašćene korisnike koji imaju pravo pregleda svih računa.

Automatska distribucija odgovornim osobama

Nakon preuzimanja dokumenta pokreće se poslovni proces distribucije računa.
Sistem automatski određuje odgovornu osobu na osnovu podatka definisanog kod dobavljača u šifrarniku subjekata.

Na ovaj način svaki račun prolazi kroz unapred definisane nivoe provere i odobravanja.
Ukoliko kod dobavljača nije određena odgovorna osoba, dokument ostaje van automatskog procesa odobravanja, ali ga je moguće ručno poslati u proces odobravanja.

Kontrola nad dokumentom u svakom trenutku

U svakom trenutku imate pregled statusa dokumenta:

• u procesu odobravanja
• odbijen
• završen

Statusi omogućavaju jednostavan pregled trenutnog stanja svakog računa.

Preglednost bez dodatnog traženja informacija

U mreži je prikazana odgovorna osoba, tako da odmah vidite kod koga se račun nalazi i u kojoj fazi procesa je trenutno.

Na ovaj način korisnici u svakom trenutku mogu da vide:

• kod koga se dokument trenutno nalazi
• gde je došlo do eventualnog zastoja u procesu

Obrada računa u računovodstvu omogućava fleksibilno knjiženje

Nakon završetka procesa odobravanja, računovodstvo može da izabere način knjiženja računa:

• uvoz XML dokumenta
• ručni unos
• OCR obrada računa

Prednosti rešenja

• Automatizacija procesa odobravanja računa
• Jasna kontrola odgovornosti i odobrenja
• Manje ručne distribucije dokumenata
• Brži protok i obrada ulaznih računa
• Transparentno praćenje statusa dokumenata
• Jednostavnija kontrola zastoja i odbijenih računa
• Veća bezbednost i kontrola pristupa dokumentima

Kome je rešenje namenjeno

Rešenje je namenjeno kompanijama koje imaju:

• više nivoa odobravanja računa
• decentralizovano odobravanje troškova
• potrebu za kontrolom procesa odobravanja
• veliki broj ulaznih računa i korisnika uključenih u proces obrade

Ključna vrednost rešenja

PANTHEON omogućava još više. Uz pravilno postavljen proces, postaje moćan alat za upravljanje dokumentima i odgovornostima.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke