Digitalna kontrola procesa koji obezbeđuje usklađenost i odgovornost zaposlenih

U svakoj organizaciji postoje dokumenti koje zaposleni moraju primiti, pročitati i formalno odobriti.

Bezbednosne procedure, pravila zaštite na radu, zaštita od požara i drugi interni akti predstavljaju temelj sigurnog i usklađenog poslovanja.

Izazov nastaje kada je potrebno osigurati da svaki zaposleni zaista primi dokument, upozna se sa njegovim sadržajem i potvrdi prijem u propisanom roku.

Kada se proces zasniva na papirnoj dokumentaciji, e-mailu ili ručnom prikupljanju potpisa, pregled statusa je težak i rizik od nepoštovanja je znatno veći.

Naše rešenje za slanje i validaciju bezbednosnih procedura donosi transparentnost, sigurnost i potpunu kontrolu nad procesom.

Jedan proces umesto ručnog praćenja

Rešenje digitalizuje ceo proces upravljanja obaveznim internim dokumentima – od pripreme i objavljivanja dokumenta do potvrde prijema od strane zaposlenih.

Svaki dokument:

• se čuva u centralizovanom sistemu za upravljanje dokumentima
• Omogućava centralizovanu verziju i upravljanje promenama
• se automatski prosleđuje izabranoj grupi zaposlenih
• omogućava vam da pratite pregled i potvrdu prijema

Dakle, organizacija uvek ima na raspolaganju jedinstvenu i važeću verziju dokumenta.

Potpuna transparentnost procesa

Nakon objavljivanja dokumenta, sistem automatski obaveštava zaposlene da je nova procedura dostupna za pregled.

Ovo omogućava:

• Pregled svih podnetih procedura
• Uvid u to kome je dokument poslat
• Praćenje statusa pregleda i odobrenja
• Identifikovanje zaposlenih koji još nisu ispunili svoju obavezu

Odeljenje za ljudske resurse ima ažurne informacije u svakom trenutku bez ručnog vođenja evidencije i dodatnih provera.

Automatska potvrda prijema

Zaposleni pristupaju dokumentima preko korisničkog portala i, nakon pregleda, potvrđuju prijem i upoznavanje sa sadržajem.

Sistem automatski beleži:

• Datum i vreme pregleda dokumenata
• Potvrda o prijemu zaposlenog
• Sve dodatne saglasnosti ili izjave
• Istorija svih aktivnosti vezanih za dokument

Sve informacije se čuvaju zajedno sa dokumentom i predstavljaju pouzdan dokaz o ispunjenim obavezama.

Usklađenost bez dodatnog administrativnog opterećenja

Rešenje vam omogućava da automatski šaljete podsetnike zaposlenima koji još nisu potvrdili prijem u zakazanom roku.

Na ovaj način organizacija postiže:

• Veća usklađenost sa internim pravilima i regulatornim zahtevima
• Manje administrativnog posla za odeljenja za ljudske resurse
• Pojednostavite interne i eksterne revizije
• Veća odgovornost zaposlenih u upoznavanju sa procedurama

Sve aktivnosti ostaju trajno evidentirane i dostupne su za potrebe kontrole i usklađenosti.

Prednosti za vašu organizaciju

• Potpuna kontrola nad slanjem obaveznih procedura
• Veća usklađenost sa internim i regulatornim zahtevima
• Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
• Brže raspoređivanje novih i ažuriranih procedura
• Centralizovana evidencija svih potvrda zaposlenih
• Jednostavnije interne i eksterne revizije

Proces slanja procedura prestaje da bude administrativni izazov i postaje kontrolisan, transparentan i sledljiv poslovni proces.

Za koga je rešenje?

Rešenje je posebno pogodno za:

• Odeljenja za ljudske resurse
• Usluge zdravlja i bezbednosti na radu
• Organizacije sa velikim brojem zaposlenih
• Kompanije sa visokim zahtevima usklađenosti
• Organizacije koje žele da digitalizuju interne procese i komunikaciju

Ako je važno da svaki zaposleni bude blagovremeno obavešten i da postoji dokaz o prijemu i upoznavanju sa dokumentom, ovo rešenje obezbeđuje potpunu kontrolu nad procesom.

Ključna vrednost rešenja

Ne dozvoljavamo vam samo da šaljete dokumente.
Mi ne prikupljamo samo potvrde zaposlenih.

Obezbeđujemo bezbednost, transparentnost i kontrolu nad procesom koji brine o usklađenosti poslovanja i odgovornom ponašanju zaposlenih.

BAZA
ZNANJAViše informacija za bolje odluke