Poslovna dokumentacija je jedan od najvažnijih izvora informacija u kompaniji. Porudžbine, ugovori, fakture, ponude, prepiska i druga dokumentacija svakodnevno cirkulišu između različitih odeljenja, gde ih zaposleni pregledaju, obrađuju i arhiviraju.

U mnogim kompanijama, dokumentacija se i dalje čuva na različitim lokacijama – u fasciklama na diskovima, e-mailovima, PDF dokumentima ili čak u fizičkim arhivama. Kada je zaposlenom potreban određeni dokument, često počinje dugotrajna pretraga kroz različite sisteme i fascikle.

U praksi, kompanije se često suočavaju sa izazovima kao što su:

• Dugotrajne pretrage dokumenata•
Netransparentna organizacija dokumentacije•
Različite lokacije za skladištenje dokumenata•
Gubitak vremena prilikom traženja starijih dokumenata•
Poteškoće u praćenju statusa i istorije dokumenata•
Povećan rizik od gubitka važnih informacija.

Sa našim rešenjem za upravljanje digitalnim dokumentima u PANTHEON DMS-u, ceo proces je znatnolakši, brži i transparentniji.

Potražite dokumente po sadržaju dokumenta

Klasična pretraga dokumenata zahteva poznavanje imena dokumenta, broja dokumenta ili lokacije za skladištenje.

Korišćenjem napredne pretrage sadržaja dokumenta (FTS), zaposleni mogu da traže dokument na osnovu reči ili izraza koji se nalaze u sadržaju samog dokumenta.

Sistem automatski čita:

• PDF dokumenti,
• skenirani dokumenti,
• ugovori,
• fakture,
• ponude,
• porudžbine,
• i druga poslovna dokumentacija.

To znači da možete pronaći dokument čak i ako ne znate njegovo ime ili lokaciju skladištenja.

Jedinstvena digitalna arhiva za celu kompaniju

Umesto čuvanja dokumenata na različitim lokacijama, svi dokumenti su raspoređeni u jednu digitalnu arhivu.

Dokumenti se automatski sortiraju i organizuju u skladu sa pravilima poslovanja kompanije, što omogućava:

• brži pristup informacijama;
• bolja transparentnost dokumentacije;
• lakša saradnja između odeljenja;
• manje dupliranja dokumenata;
• efikasnije upravljanje arhivom.

Svaki dokument je uvek dostupan ovlašćenim korisnicima, bez obzira na to kada je kreiran ili ko ga je kreirao.

Manje administrativnog posla

Ručno uređivanje i arhiviranje dokumenata često predstavlja veliko administrativno opterećenje.

Uz pomoć automatizovane klasifikacije dokumenata vrši se sledeće:

• smanjuje potrebu za ručnim sortiranjem;
• pojednostavljuje arhiviranje;
• poboljšava pregled dokumentacije;
• smanjuje mogućnost nepravilnog skladištenja dokumenata.

Zaposleni mogu posvetiti svoje vreme važnijim zadacima umesto traženja dokumenata.

Brži pristup informacijama

U savremenom poslovanju, brzina pristupa informacijama je ključna.
Kada zaposleni treba ugovor, faktura ili citat, dokument je dostupan za nekoliko sekundi.

Prednosti za kompaniju:

• brže rešavanje zahteva klijenata,
• efikasniji rad administracije,
• brže donošenje odluka,
• bolja reakcija na poslovne partnere,
• veća produktivnost zaposlenih.

Potpuna sledljivost dokumentacije

Svaki dokument ima svoju istoriju i trag promena.

Kompanija može da proveri u bilo kom trenutku:

• Ko je kreirao dokument•
Ko ga je pregledao•
Koje su izmene napravljene•
Koja verzija dokumenta je važeća.

Ovo obezbeđuje veću kontrolu nad poslovnom dokumentacijom i smanjuje rizik od grešaka.

Prednosti za vašu organizaciju

• Brza pretraga dokumenata po sadržaju
• Jedinstvena digitalna arhiva dokumentacije
• Manje administrativnog posla
• Brži pristup informacijama
• Povećana produktivnost zaposlenih
• Bolja organizacija dokumenata
• Lakša saradnja između odeljenja
• Manje šanse za gubitak dokumentacije
• Automatizovana klasifikacija dokumenata
• Potpuna sledljivost i istorija dokumenata

Za koga je rešenje pogodno

Rešenje je posebno pogodno za:

• administrativna odeljenja,
• računovodstvo,
• nabavka,
• prodaja,
• odeljenja za ljudske resurse,
• kompanije sa većom količinom dokumentacije,
• organizacije koje žele da digitalizuju svoje poslovanje.

Posebno je efikasan u okruženjima u kojima zaposleni svakodnevno traže informacije u velikom broju dokumenata i žele da smanje vreme provedeno na administrativnim zadacima.

Ključna vrednost rešenja

Rešenje za upravljanje digitalnim dokumentima nije samo elektronska arhiva, već potpuno novi način upravljanja poslovnom dokumentacijom.

To donosi:
• brži pristup informacijama,
• bolju organizaciju dokumenata,
• manje administrativnog posla,
• veću produktivnost,
• veću kontrolu nad dokumentacijom.

Digitalna arhiva i pretraživanje sadržaja dokumenata znači: manje pretraživanja, više transparentnosti i brže poslovanje.

BAZA ZNANJA

Više informacija za bolje odluke