Od fakture do potpisa: kako PANTHEON olakšava svakodnevni rad računovođe
Početak meseca. Fakture i ostala dokumentacija pristižu u računovodstvo, rokovi se približavaju, neki dokumenti čekaju potpis, a podatke treba na vreme pripremiti za dalju obradu. Uz stručne računovodstvene poslove, brzo se nagomilaju i brojni prateći zadaci: čuvanje dokumenata, prepisivanje podataka, praćenje rokova, traženje fajlova i prenos informacija između različitih sistema.
Svaki od tih zadataka možda traje svega nekoliko minuta, ali kada se svakodnevno ponavlja za veliki broj dokumenata i klijenata, oduzima značajan deo radnog vremena.
Zato digitalizacija računovodstva podrazumeva mnogo više od zamene papirnih dokumenata elektronskim. Važno je koliko koraka u svakodnevnom radu možemo da obavimo bez nepotrebnog ručnog rada. Pogledajmo kako može da izgleda put dokumenta kroz takav proces u PANTHEON-u.
Dokument je stigao. Šta dalje?
Svaki računovodstveni proces počinje dokumentom: fakturom, ugovorom, knjižnim odobrenjem ili drugom dokumentacijom koju prvo treba primiti i pravilno evidentirati.
U uobičajenom načinu rada već ovaj prvi korak zahteva dosta administracije. Dokument treba preuzeti, sačuvati na odgovarajućem mestu i učiniti dostupnim kolegama kojima će biti potreban za dalju obradu.
eProtokol omogućava digitalno evidentiranje ulaznih dokumenata. Tako dokument već po prijemu postaje deo digitalnog procesa, što olakšava njegovo dalje praćenje i obradu.
Umesto pretraživanja po folderima – dokumenti na jednom mestu
Kada primimo dokument, sledeće pitanje je: gde ćemo ga pronaći kada nam ponovo zatreba?
Ako je deo dokumentacije u mejlovima, deo sačuvan na računaru, a deo u različitim folderima i sistemima, pronalaženje prave verzije dokumenta može da oduzme mnogo vremena.
PANTHEON DMS omogućava čuvanje dokumenata na jednom mestu. Tako je dokumentacija organizovana, dostupna za dalju obradu i lakša za pretraživanje.
U računovodstvu, gde se svakog meseca obrađuje veliki broj dokumenata, dobra organizacija donosi bolju preglednost i manje nepotrebnih koraka u svakodnevnom radu.
Faktura je stigla. Da li zaista moram ponovo da unosim podatke?
Sledeći korak je obrada podataka. Ručni unos često prihvatamo kao sastavni deo računovodstvenog posla, iako se uglavnom svodi na ponavljanje istih administrativnih zadataka.
Kod eRačuna podaci se direktno uvoze u sistem, bez potrebe za ručnim unosom.
Tako se štedi vreme i smanjuje mogućnost grešaka pri prenosu podataka iz jednog dokumenta ili sistema u drugi.
Računovođa zato može da se posveti proveri i obradi podataka, umesto njihovom prepisivanju.
A šta ako su isti podaci potrebni i u drugom sistemu?
Digitalizacija brzo gubi smisao ako koristimo više digitalnih rešenja, a podatke između njih i dalje prenosimo ručno.
Ako podatke koji već postoje u jednom sistemu moramo ponovo da unosimo u drugi, i dalje radimo isti posao dva puta — samo smo papir zamenili ekranom.
Zato je važno i povezivanje sa drugim sistemima, koje omogućava prenos podataka bez ponovnog unosa.
Cilj je jednostavan: da podaci kroz proces stignu tamo gde su potrebni, bez dodatnog prepisivanja.
U međuvremenu, približava se još jedan rok…
Dokumenti se obrađuju, podaci se pripremaju, a računovođu čeka i niz drugih obaveza. Kada radi sa velikim brojem klijenata, već i samo praćenje rokova može da oduzme dosta vremena.
Šta treba završiti danas? Šta nas čeka sledeće nedelje? Da li je neki zadatak već obavljen?
PANTHEON omogućava automatsko evidentiranje rokova i zadataka, uz upozorenja za korisnika.
Tako sistem olakšava praćenje obaveza i skreće pažnju na ono što treba uraditi na vreme.
A kada dokument treba i potpisati?
Proces je gotovo u potpunosti digitalan, a onda se u završnom koraku ipak vraćamo štampaču.
Dokument odštampamo, neko ga potpiše, pa ga skeniramo i ponovo sačuvamo u elektronskom obliku. Naizgled mali zadatak, ali nepotrebno prekida digitalni tok dokumentacije.
BetrSign omogućava digitalno potpisivanje dokumenata. Tako i potpisivanje ostaje deo digitalnog procesa, bez štampanja i naknadnog skeniranja.
Jedan dokument, mnogo malih koraka
Kada pogledamo ceo put dokumenta, jasno je gde odlazi vreme u svakodnevnom računovodstvenom radu.
Dokument treba primiti, sačuvati i pronaći kada zatreba. Podatke treba uneti u sistem i, po potrebi, preneti u drugi. Uz to treba pratiti rokove i obezbediti potpis.
Svaki od tih koraka pojedinačno možda ne traje dugo. Ali kada se ponavljaju za veliki broj dokumenata, zajedno oduzimaju značajan deo radnog dana.
PANTHEON povezuje rešenja koja olakšavaju ove korake: eProtokol za digitalno evidentiranje ulaznih dokumenata, DMS za njihovo čuvanje na jednom mestu, eRačun za uvoz podataka bez ručnog unosa, povezivanje sa drugim sistemima za prenos podataka, automatske podsetnike za praćenje rokova i BetrSign za digitalno potpisivanje.
Računovodstveni posao i dalje zahteva stručnost, ali prateća administracija može da se smanji.
Upravo u tome je smisao računovodstva budućnosti: manje vremena za rutinske zadatke, a više za posao koji zahteva znanje i iskustvo računovođe.
Isprobajte PANTHEON
Želite da saznate kako PANTHEON može da olakša svakodnevni rad vašeg računovodstva ili računovodstvenog servisa?
Kontaktirajte nas i zakažite demonstraciju i konsultacije.
