Kada se svi podaci poklapaju, sistemski računi automatski:

• potvrditi,
• likvidira,
• linkovi ka svim povezanim dokumentima,
• Pripremite se za objavljivanje.

Ceo proces se odvija bez dodatnih administrativnih poslova, što značajno smanjuje vreme obrade faktura.

Inteligentno upravljanje tolerancijom

U praksi, zbog zaokruživanja, troškova isporuke ili drugih manjih razlika, mogu postojati minimalne razlike između dokumenata.

Sistem vam omogućava da podesite finansijske i procentualne tolerancije, na primer:

• do 2 % odstupanja,
• do 5 evra razlike.

Ako su odstupanja u dozvoljenim granicama, račun se automatski likvidira i razlika se automatski pripisuje unapred određenom računu neravnoteže.

Prednosti

• Manje nepotrebnih tretmana računa
• brža obrada dokumenata,
• smanjenje administrativnog posla,
• veća efikasnost računovodstva i nabavke.

Pametno rutiranje odstupanja

Kada sistem otkrije neslaganje, automatski preusmerava fakturu odgovornom licu prema vrsti greške.

Razlika u ceni

Fakturu prima odgovoran kupac koji upravlja određenom porudžbinom.

Razlika u količini

Dokument se upućuje odgovornom licu u skladištu, gdje se provjerava prijem robe.

Netačni poslovni podaci

Greške u podacima kompanije, poreskim brojevima ili bankovnim računima automatski se prosleđuju računovodstvu.

Ovakav pristup obezbeđuje brže rešavanje odstupanja i eliminiše nepotrebno prebacivanje odgovornosti između odeljenja.

Vizuelna kontrolna tabla za brzo donošenje odluka

Za račune sa odstupanjima, sistem prikazuje jasnu kontrolnu tablu koja vam omogućava da uporedite:

Naručite | Preuzimanje | Nalog

Podaci koji odstupaju su vizuelno označeni, tako da korisnik može odmah da vidi uzrok problema.

Primer:

• naručena cena: 10 EUR,
• obračunata cena: 12 EUR.

Klikom, odgovorna osoba može:

• potvrditi odstupanje,
• pokreće zahtev za kredit;
• izvršiti delimičnu likvidaciju računa.

Proces automatskog rešavanja neslaganja

Kada sistem otkrije neslaganje, pokreće se standardizovana procedura:

1. Greška u logovanju

Faktura se privremeno zadržava i označava odgovarajućim statusom. Istovremeno, sistem beleži detaljno objašnjenje odstupanja u dnevniku događaja.

2. Obaveštavanje odgovornih lica

Kroz tokove posla, odgovorna lica se automatski obaveštavaju o neophodnim aktivnostima.

3. Ubrzano lečenje

Jednim klikom korisnik može:

• potvrditi odstupanje,
• zahteva kredit,
• izvršiti delimičnu likvidaciju.

Sve aktivnosti se automatski snimaju i ostaju deo revizijskog traga.

Potpuna sledljivost i bezbednost revizije

Svaki korak obrade faktura je dokumentovan:

• Ko je pregledao nalog
• koji je odobrio odstupanje,
• kada je donesena odluka,
• zašto je odstupanje potvrđeno ili odbačeno.

Sistem obezbeđuje potpunu transparentnost i pojednostavljuje interne i eksterne revizije.

RECADV – ključ za gotovo potpuno automatsku likvidaciju

Korišćenjem elektronske razmene dokumenata RECADV, proces se dodatno automatizuje.

Kako to funkcioniše?

1. Kupovina šalje narudžbu dobavljaču.

2. Po prijemu robe, skladište će evidentirati stvarnu količinu.

3. Sistem automatski šalje RECADV – Potvrdu o prijemu dobavljaču.

4. Dobavljač će sastaviti fakturu na osnovu sertifikovanih količina.

5. Faktura se automatski poklapa sa nalogom i preuzimanjem.

Rezultat je znatno manje žalbi, manje ručnog usklađivanja i gotovo potpuno automatizovan proces likvidacije računa.

Poslovne koristi

• Do 70-80% manje faktura za ručno rukovanje
• Brža likvidacija i knjiženje faktura
• Automatsko otkrivanje i usmeravanje odstupanja
• Savršena veza između naloga, pickups i faktura
• Veća efikasnost u nabavci, skladištenju i računovodstvu
• Potpuni revizijski trag svih odluka
• Smanjenje administrativnih troškova
• Veća tačnost i manje grešaka u objavljivanju

Sa automatizovanom likvidacijom računa i naprednim 3-Vai Matching, kompanija dobija brže procese, bolju kontrolu nad troškovima i znatno manje administrativnog posla, istovremeno obezbeđujući potpunu sledljivost i usklađenost poslovanja.

Proizvodnja

Kako znate da je vreme za PANTHEON Manufacture? 7 znakova da ste prerasli Excel i nepovezane procese

Nove funkcionalnosti u PANTHEON DMS-u

PREUZMITE PRIRUČNIK