Gde nestaju dokumenti? 5 znakova da vam je potreban PANTHEON DMS.
Da li ste ikada tražili ugovor za koji ste bili sigurni da je negde sačuvan? Ili ste otvorili tri različite fascikle, proverili elektronsku poštu i na kraju ipak pitali kolegu da li zna gde se nalazi poslednja verzija dokumenta?
U većini preduzeća dokumenti nisu izgubljeni. Ali su rasuti na različitim mestima.
Jedan deo je u elektronskoj pošti, drugi na zajedničkom disku, nešto u lokalnim fasciklama, a nešto u papirnim registratorima. Kada je dokumenata malo, ovakav način rada još uvek funkcioniše.
Međutim, sa rastom preduzeća pronalaženje informacija postaje svakodnevni gubitak vremena.
Ako se prepoznajete u situacijama navedenim u nastavku, možda je vreme da razmislite o sistemu za upravljanje dokumentacijom.
1. Pronalaženje dokumenata vam oduzima više minuta
Ugovor je negde u zajedničkoj fascikli. Račun je u računovodstvenom programu.
Dopis je ostao u elektronskoj pošti. Neko je dokument sačuvao pod drugim nazivom, pa ga pretraga po nazivu datoteke ne pronalazi.
Ako vam za pronalaženje jednog dokumenta redovno treba nekoliko minuta, problem nije u pretrazi. Problem je u organizaciji dokumentacije.
Dobar sistem za upravljanje dokumentacijom omogućava brzo pretraživanje po sadržaju dokumenta, ključnim rečima ili drugim podacima, pa do informacija dolazite znatno brže.
2. Niko nije siguran koja je verzija ispravna
Koliko puta ste već otvorili dokument sa oznakom „Konačna“, „Konačna 2“ ili „Nova verzija“?
Kada postoji više kopija istog dokumenta, brzo dolazi do grešaka. Neko koristi stari cenovnik, drugi star ugovor, a treći dokument koji više uopšte nije važeći.
Centralizovano upravljanje dokumentacijom smanjuje mogućnost da zaposleni rade sa pogrešnim ili zastarelim informacijama.
3. Dokumenti su rasuti između različitih sistema
Ugovori su u jednoj fascikli, računi u drugom programu, ponude na zajedničkom disku, a deo dokumentacije ostaje u elektronskoj pošti.
Ovakvo okruženje otežava rad, posebno kada vam je potreban potpun pregled nad poslovnim slučajem ili klijentom.
Kada je dokumentacija povezana sa vašim poslovnim procesima, svim važnim informacijama možete pristupiti na jednom mestu.
4. Mnogo vremena trošite na ručno arhiviranje
Nakon svakog izdatog ili primljenog dokumenta sledi isti postupak: čuvanje, preimenovanje, razvrstavanje u odgovarajuću fasciklu i briga da se dokument kasnije može pronaći.
Kod veće količine dokumentacije to predstavlja veliki deo administrativnog posla.
Sistem za upravljanje dokumentima može da automatizuje značajan deo ovih aktivnosti i obezbedi da dokumenti budu pravilno klasifikovani i bezbedno sačuvani.
5. Dokumentacija raste brže nego preduzeće
Više zaposlenih znači više ugovora, računa, ponuda, otpremnica, dopisa i druge poslovne dokumentacije.
Ako način upravljanja ostane isti kao pre nekoliko godina, pregled nad dokumentima postaje sve teži.
Umesto da preduzeće raste zajedno sa svojim procesima, administracija počinje da usporava svakodnevni rad.
Kako može da pomogne PANTHEON DMS?
PANTHEON DMS omogućava da poslovni dokumenti budu objedinjeni u centralnom digitalnom arhivu i povezani sa procesima u programu PANTHEON.
Dokumentaciju možete brzo pronaći, bezbedno čuvati, jednostavnije deliti sa saradnicima i pratiti njene izmene i korišćenje.
Umesto pretraživanja fascikli, elektronske pošte i različitih lokacija, imate sve važne informacije dostupne na jednom mestu.
Manje pretrage. Više vremena za posao.
Dokumenti će uvek biti deo poslovanja. Ali nije neophodno da njihovo pronalaženje postane deo vaše svakodnevice.
Ako zaposleni troše mnogo vremena na pronalaženje dokumentacije, proveru verzija ili ručno arhiviranje, možda je pravi trenutak za uvođenje sistema za upravljanje dokumentima.
