Potpuna kontrola nad procesom nabavke od naloga do knjiženja fakture

U mnogim kompanijama proces obrade primljenih faktura i dalje u velikoj meri zavisi od ručnog rada. Fakture dolaze u različitim oblicima (eFakture, PDF dokumenti, skenirane fakture), a zaposleni moraju ručno tražiti odgovarajuće narudžbenice, dostavnice ili preuzimanja, proveriti podudarnosti podataka, a zatim unijeti fakturu u ERP sistem.

Ovakav način rada postaje sve problematičniji, posebno u kompanijama sa velikim brojem dokumentacije o nabavci i dobavljača, gde čak i manje greške uzrokuju kašnjenja u objavljivanju, dodatnu administraciju ili čak netačna plaćanja.

U praksi, kompanije se često suočavaju sa sledećim izazovima:

• Ručno pretraživanje za srodne naloge i preuzimanja.
• Dugotrajna verifikacija usklađenosti između naloga, preuzimanja i fakture
• Velika količina ručnog unosa podataka
• dupliranje administrativnih poslova između nabavke i računovodstva,
• greške u objavljivanju zbog pogrešno povezanih dokumenata,
• netransparentan status pojedinačnog računa u procesu validacije,
• Dugotrajna obrada faktura sa većim brojem pozicija.

Sa naprednom automatizacijom u PANTHEON-u, sistem automatski čita podatke sa primljene fakture, pronalazi odgovarajuću porudžbinu ili preuzimanje, proverava usklađenost podataka, a u slučaju savršenog podudaranja, automatski priprema i objavljuje račun bez dodatne ručne intervencije.

Automatski identifikujte povezane dokumente

Po prijemu fakture, sistem automatski čita ključne podatke iz dokumenta:

• u slučaju eFaktura direktno iz KSML datoteke,
• za PDF dokumente koji koriste OCR prepoznavanje Tipless paketa.

Sistem posebnu pažnju posvećuje podacima „Obavezujući dokument 2“ (acDoc2), koji je referenca na interni obrazac naloga ili dokument o prijemu. Međutim, da bi sistem funkcionisao, izdavalac fakture mora napisati ovaj broj na fakturi ili u XML-u u slučaju eFaktura.

Nakon prepoznavanja sistema:

• pronaći odgovarajući dokument u ERP sistemu,
• proverite korespondenciju sa internim dokumentom (više o tome u sledećim tačkama),
• automatski stvara vezu između dva dokumenta,
• piše link na karticu Linkovi u dokumentaciji.

Faktura je tako povezana sa relevantnim poslovnim događajem u trenutku uvoza i spremna je za dalju obradu. Veza obezbeđuje da lako i brzo dođemo do informacija o povezanom dokumentu sa obe strane veze. Na DMS dokumentu, klikom na link, otvaramo interni dokument u pitanju, a na internom dokumentu primljena faktura u DMS-u se prikazuje na kartici dokumentacije.

Automatska kontrola između naloga / pickup i fakture

Jedna od najvažnijih funkcionalnosti rešenja je automatizovana kontrola usklađenosti dokumenata (3-Way Matching).

Sistem upoređuje:

• narudžbina, i / ili
• preuzimanje ili otpremnica,
• sa prijemom fakture.

Prilikom provere, sistem proverava:

• količine,
• cene,
• popusti,
• poreske stope,
• uslovi isporuke,
• ukupni iznosi,
• konačni obračun dokumenta.

Ako su svi podaci konzistentni, sistem piše dokument na unapred podešeni tip dokumenta, označava ga kao proveren i spreman za automatsko objavljivanje.
Ovo značajno smanjuje potrebu za ručnim kontrolama i povećava pouzdanost čitavog procesa.

Automatski uvoz bez ručnog unosa

Kada sistem završi verifikaciju podataka povezanog dokumenta, obrazac za uvoz iz KSML (za eFakture) i .json fajlova (za PDF fakture) uvozi sledeće u unapred podešeni tip dokumenta:

• Šef dokumenta,
• sve pozicije,
• pripadajuća porudžbina i / ili otpremnica,
• finansijski podaci,

Računovodstvo tako dobija već verifikovan i pripremljen dokument bez dodatnog prekucanja.

Inteligentno upravljanje izuzetak i odstupanja

U praksi, nisu sve fakture u potpunosti u skladu sa narudžbama ili akvizicijama.
Stoga, sistem uključuje mehanizam za rješavanje izuzetaka.

Ako:

• Povezani dokument nije pronađen.
• acDoc2 nije priznat.
• Količine se ne poklapaju.
• Cene su različite,
• Podaci nedostaju u zaglavlju dokumenta,
• nedostaju podaci na pojedinačnim pozicijama,

Sistem automatski kreira zadatak za odgovornu osobu. U okviru zadatka otvara se kartica linkova obrasca dokumenta za odgovorno lice, gde korisnik ima mogućnost pretraživanja naloga i dokumenata za preuzimanje. U zavisnosti od zabeleženog entiteta u tabeli dokumentacije, korisniku se na listi linkova prikazuju samo nepovezani dokumenti istog entiteta.

Međutim, kada izaberete Sve, lista prikazuje sve dokumente tog entiteta – povezane ili ne.

Nakon potvrde veze, proces nastavlja da uvozi nalog. Ovde opet: ako sistem ne pronađe sve potrebne podatke za automatski uvoz, onda korisnik otvara zadatak za unos naloga. Gde, prema standardnoj proceduri, proverava i, ako je potrebno, popunjava podatke o zaglavlju i / ili poziciji.

Potpuna sledljivost i kontrola procesa

Svaki korak obrade se automatski beleži u dnevniku razgovora.

Korisnici mogu da provere u bilo kom trenutku:

• ko je obradio dokument,
• koji dokumenti su povezani,
• koje kontrole su izvršene,
• koja su odstupanja otkrivena,
• koji je odobrio dokument,
• kada je račun kreditiran.

Statusi dokumenata se automatski ažuriraju tokom procesa, obezbeđujući potpunu transparentnost i revizijski trag.

Prednosti za vašu organizaciju

• Automatsko povezivanje faktura sa narudžbenicama i računima
• Automatsko prepoznavanje podataka iz KSML i PDF dokumenata
• Automatska kontrola usklađenosti dokumenata (3-Vai Matching)
• Brže objavljivanje bez ručnog unosa podataka
• Manje grešaka i veća pouzdanost procesa
• Automatsko upravljanje izuzetak i odstupanja
• Potpuna sledljivost svih aktivnosti
• Veća produktivnost računovodstva i kupovine
• Kraće vreme obrade primljenih faktura
• Veća kontrola nad troškovima i procesom nabavke

Za koga je rešenje pogodno

Rešenje je posebno pogodno za:

• proizvodna preduzeća,
• trgovačka preduzeća,
• kompanije sa većim brojem dobavljača,
• Organizacije sa velikim brojem primljenih faktura,
• kompanije sa uspostavljenim procesima kupovine,
• kompanije koje žele da automatizuju kontrolu prilikom naručivanja, preuzimanja i fakturisanja,
• organizacije koje žele da smanje administrativni rad računovodstva.

Ključna vrednost rešenja

Rešenje ne samo da automatizuje uvoz faktura, već povezuje ceo proces nabavke u jednu digitalnu celinu.

Automatskim prepoznavanjem povezanih dokumenata, automatskom kontrolom usklađenosti i mogućnošću automatskog knjiženja, kompanija dobija znatno brži, precizniji i potpuno sledljiv proces obrade primljenih faktura.

Rezultat je manje administracije, više kontrole, brže objavljivanje i pouzdano upravljanje kupovnim i finansijskim procesima bez nepotrebne ručne intervencije.

BAZA ZNANJA 
Više informacija za bolje odluke