Činjenice o izdavanju računa koje mora da zna mali preduzetnik

Račun – naizgled obična stvar sa kojom se svi svakodnevno susrećemo, a ipak toliko važna kada je reč o finansijama i urednom knjigovodstvu. To naročito važi za one koji račune izdaju i moraju da vode računa o tome da budu u skladu sa zakonom.

Zato je ključno da znamo i poštujemo neke osnovne informacije. Šta sve mora da stoji na računu? Koje vrste računa postoje? Koju vrstu računa poslati kupcu?

Donosimo vam odgovore na najosnovnija pitanja koja sebi verovatno postavlja svaki mali preduzetnik, posebno na početku poslovnog puta.

 

1. Šta je račun?

Račun je zahtev za plaćanje. U njemu se navodi roba ili usluge koje su isporučene ili obavljene i prikazuje se koliko kupac duguje u zamenu za to.

Izdati račun je jedan od najvažnijih originalnih knjigovodstvenih dokumenata, jer beleži poslovne događaje i u pravilu nastaje na mestu i u trenutku kada se poslovni događaj desi. Čuvanje kopija računa, koji prikazuju prihode i obračunat porez na robu ili usluge, obavezno je.

 

2. Koje vrste računa poznajemo?

Računi su dostupni u više oblika. Razlikujemo ih prema vremenu plaćanja u odnosu na vreme obavljene usluge i prema načinu plaćanja.

Način plaćanja određuje šta sve mora da stoji na računu. U praksi poznajemo gotovinske i bezgotovinske račune. Među njima postoje određene razlike, pa se i obavezni elementi na vrsti računa donekle razlikuju.

Bezgotovinski račun izdaje se kada platioc sredstva (novac) uplaćuje na tekući račun (TR), dakle ne radi se o gotovinskom plaćanju.
Gotovinski račun (poreski potvrđen račun) obuhvata sve račune kod kojih je predviđen način plaćanja gotovinom – to su plaćanja novčanicama, ali i platnim ili kreditnim karticama, čekovima ili drugim oblicima plaćanja koji nisu direktan prenos na transakcioni račun (na primer plaćanje putem mobilne aplikacije, kriptovalutama i slično).

Račune razlikujemo i po vrsti – poznajemo:

(Prodajni) izdat račun: Ako račun mi pošaljemo, to je prodajni račun. Ako ga primimo, to je račun za kupovinu.

Dospeli račun / opomena: Kada račun nije plaćen, preduzeće ga ponovo šalje kao dospeli račun, odnosno opomenu.

Međuračun: Kod većih poslova ili iznosa plaćanje se može vršiti postupno, u više delova, i u tom slučaju se izdaju međuračuni. Obično se izdaju mesečno i obračunavaju rad obavljen u tom periodu.

Konačni račun: Poslednji u nizu međuračuna. Konačni račun znači da je posao završen i da više neće slediti drugi računi.

Ponavljajući račun: Ako klijentu svaki put zaračunavamo isti iznos, možemo poslati ponavljajući račun. Ovi računi su najpogodniji za pretplate ili zakupnine.

Predračun odnosno avansni račun: Predračun prikazuje stavke i troškove, ali nije pravno validan dokaz o prodaji. Najčešće se koristi kao ponuda.

Odobrenje: Poništava zaduženje sa prethodnog računa. Odobrenje se izdaje kada je roba vraćena ili kada je kupcu naplaćen veći iznos od stvarnog.

eRačun: To je oblik računa koja potpuno zamenjuje klasičan papirni račun, jer izdavalac kupcu šalje račun za obavljene usluge ili prodatu robu u elektronskoj formi.

 

3. Šta navesti na računu?

Račun mora da sadrži podatke o kupcu (ili krajnjeg potrošača u maloprodaji) i prodavca, robu ili usluge koje su razmenjene, kao i naplaćene troškove. Takođe mora da sadrži datum izdavanja i jedinstveni broj računa po kome se razlikuje od svih ostalih prodatih računa. Više detalja o obaveznim elementima izdatog računa možete pronaći u snimku vebinara.

 

4. Kako možemo izdavati račune?

Način izdavanja računa zakonom nije propisan, ali je propisano koji podaci moraju obavezno biti navedeni na računu. Tako račune možemo izdavati „ručno“, uz pomoć Word-a, Excel-a ili nekog drugog alata, samo je važno da svi podaci budu ispravno upisani. Ipak, ovaj posao je mnogo jednostavniji uz pomoć programa za izdavanje računa, a njihova upotreba donosi i dodatne prednosti i olakšava celokupno vođenje poslovanja, uključujući i razmenu podataka sa knjigovođom.

 

5. Da li je oblik računa važan?

Račun ne predstavlja samo sredstvo za naplatu našeg rada, već i odnos preduzeća prema kupcu, zato je korisno da računi budu ne samo ispravni, već i uredni i estetski.

Postoji niz šablona za oblikovanje koji već sadrže obavezne podatke, a naš zadatak je da ih vešto uklopimo u celokupan vizuelni identitet i pripremimo uredan dokument. Ako koristimo logotip ili boje, možemo ih uključiti i u izgled računa. Memorandume i račune možemo ujednačiti tako da na memorandum upišemo sve podatke koji su obavezni na računu.

 

6. Kada račun mora biti plaćen?

Račun treba da bude plaćen do roka koji odredi izdavalac računa. Taj rok se naziva datum dospeća. U teoriji kažemo da je račun plaćen kada dospe. Kada će dospeti zavisi od toga kakav rok plaćanja postavite na računu. U stvarnosti, trećina stranaka kasni sa plaćanjem. Delimo sa vama nekoliko saveta kako da postupite da zbog čekanja na uplate ne dođete u situaciju da vam ponestane sredstava:

• Kupcima odredite kraće rokove za plaćanje (rok od 7 do 14 dana postaje sve češći).

• Pre isporuke obezbedite saglasnost kupca sa uslovima plaćanja.

• Čim je posao završen, pošaljite račun odmah, a ne čekajte kraj meseca.

• Vodite uredne evidencije da biste u svakom trenutku znali koji računi su plaćeni, a koji nisu, i da biste mogli odmah da reagujete na dospele obaveze.

 

7. Da li su izdavanje računa i potraživanja ista stvar?

Izdavanje računa i potraživanja u svojoj osnovi predstavljaju istu stvar. Oboje je povezano sa praćenjem onoga što nam neko duguje i u oba slučaja nastaje zahtev da druga strana izmiri obavezu plaćanja. To je proces koji počinje dogovorom sa klijentom o uslovima plaćanja i završava se tek kada klijent uplati. Na tom putu postoji više koraka, u zavisnosti od toka konkretnog posla. Većina izdatih računa bude plaćena, a neki – nadamo se da ih je vrlo malo – ostanu neplaćeni. U tom slučaju sledi dodatni korak, kao što je slanje opomene i pokretanje naplate duga. Bez obzira na to da li je račun plaćen ili ne, svi izdati računi (kao i primljene uplate) moraju biti evidentirani u knjigovodstvenim knjigama radi praćenja i izveštavanja o poslovanju. U tome nam može pomoći knjigovođa i/ili računovodstveni softver, koji veliki deo knjiženja obavlja automatski i time štedi vreme.