Da li je računovodstveni program važan za mala preduzeća?

Početak puta kao samostalni preduzetnik može biti veliki izazov i zahteva određeno znanje. Vođenje malog biznisa često znači da jedna osoba obavlja više različitih poslova – ne samo komunikaciju sa klijentima i brigu o novim poslovima, već i plaćanje dobavljača, izdavanje računa, praćenje radnih procesa i pripremu finansijskih izveštaja. Neki od glavnih izazova s kojima se preduzetnik može suočiti su neplanirani troškovi i/ili porezi, kao i problemi u upravljanju platama i novčanim tokovima. Sve su to zadaci o kojima treba voditi računa pored samog posla koji preduzetnik pruža svojim klijentima.

Od svih dodatnih zadataka koje imaju vlasnici malih preduzeća, najvažnije je vođenje računovodstva. Dobra računovodstvena praksa održava firmu u najboljoj finansijskoj formi i pomaže preduzetniku da donosi bolje odluke, dok loše računovodstvo može dovesti do problema sa poreskim propisima ili čak do propasti preduzeća.

Srećom, postoje programska rešenja za mala preduzeća koja olakšavaju obavljanje računovodstvenih zadataka i omogućavaju preduzetnicima da deo posla prepuste tehnologiji. Računovodstveni softver pomaže vlasnicima da prate potraživanja i finansijske obaveze, pojednostavljuje izdavanje računa, omogućava pregled poslovnih pokazatelja ili jednostavno olakšava razmenu podataka i dokumenata sa računovođom.

 

Za šta se koristi računovodstveni program za mala preduzeća?

Verovatno je većina vlasnika malih preduzeća iskusila da upravljanje poslovnim finansijama nije tako jednostavno kao što na prvi pogled deluje. Potrebno je pripremiti budžet, izabrati i plaćati dobavljače, pratiti troškove, kategorizovati transakcije i voditi detaljne i tačne knjige i bilans stanja. Samo nekoliko dana bez ažuriranja knjigovodstva i pred odgovornom osobom se nakupi gomila posla koji mora biti obavljen. Računovodstveni softver bez sumnje olakšava život vlasnicima malih preduzeća. Umesto da se sve radi ručno, određeni zadaci mogu da se automatizuju i ubrzaju.

 

Poslovni zadaci koje možete prepustiti računovodstvenom programu

Računovodstveni program donosi veći nadzor nad poslovnim i finansijskim podacima, jer pomaže u planiranju finansija, pravovremenom uočavanju mogućih problema, kao i prepoznavanju prednosti koje mogu povećati šanse za rast firme. Uz takve informacije, preduzetnik može mirnije da investira, lakše da traži kredite i da predvidi poreske obaveze.

Predstavljamo vam razloge zbog kojih je računovodstveni program gotovo neizostavan za vlasnike malih preduzeća, kao i zadatke koje obavlja:

Sinhronizacija sa bankom

Sinhronizacija bankovnog računa i kreditnih kartica sa računovodstvenim softverom predstavlja najveću uštedu vremena koju ovakav program može da pruži. Uklanjanje ručnog unosa finansijskih podataka sa liste zadataka štedi sate rada i omogućava da se fokus preusmeri na druge važne poslovne obaveze.

Izdavanje računa

Funkcionalnost za izdavanje računa je jedna od najvažnijih karakteristika računovodstvenog softvera. Čim je uplata izvršena, ona se automatski registruje kao plaćena. Uz poslovni program, računi se mogu izdavati brzo, jednostavno i u skladu sa poreskim propisima. Kupce i dobavljače moguće je uvesti u program sa samo nekoliko klikova iz APR baze, čime se štedi vreme pri unosu podataka i izbegavaju greške. Prilikom izdavanja računa, istovremeno se automatski smanjuje i vrednost i količina zaliha.

Softver omogućava i pregled svih izdatih računa, zatvaranje kase, unos novih klijenata i potvrđivanje računa. Uz uslugu eKnjiženje dostupna je i opcija optičkog čitanja priloženih dokumenata – što znači da se primljeni računi mogu voditi potpuno bez papira i bez ručnog prepisivanja. Na taj način, uz optičko čitanje, potrebno je samo oko 6 sekundi od prijema računa do njegove knjižbe.

Takođe je moguće uspostaviti proces likvidature primljenih računa – ceo postupak se organizuje i kontroliše preko računovodstvenog pristupa, dok korisnici dokumente potvrđuju putem veb interfejsa. Na ovaj način postiže se bezpapirno poslovanje, ubrzava proces i obezbeđuje veća sigurnost podataka.

 

Unošenjem svih računa u program, preduzetnik dobija najbolji uvid u svoja potraživanja – dakle, u sve iznose koje preduzeće potražuje, što je veoma korisno za finansijsko izveštavanje. Takođe je moguć pregled iznosa koje poslovni partneri duguju preduzeću. Program PANTHEON omogućava i kreiranje naloga za plaćanje za eBanking. Radi lakše pripreme, dostupan je uvid u kompletnu istoriju naplate otvorenih stavki svakog poslovnog partnera.

Praćenje troškova i obaveza

Pregled nad obavezama plaćanja zapravo znači praćenje troškova – svih računa ili izdataka koje preduzeće treba da plati. Računovodstveni softver može olakšati njihovo upravljanje tako što ih automatski unosi u sistem. Dodavanje rokova dospelosti i jednostavan pregled kontnog plana pomažu u određivanju prioriteta plaćanja i sprečavaju da se neki račun previdi. Korišćenje ovih informacija omogućava preduzetniku i da proceni profitabilnost poslovanja na osnovu svih ulaznih i izlaznih plaćanja.

 

Prednosti zajedničkog pristupa podacima vide se kako unutar organizacije, tako i u saradnji sa spoljnim saradnicima. Poslovni program omogućava interni deljeni pristup svakom članu tima koji može slati račune klijentima ili se brinuti o plaćanju računa preduzeća.

Van preduzeća, pristup određenim delovima programa može se podeliti sa računovodstvenim servisom. Računovođa i preduzeće pristupaju istoj bazi podataka, što u praksi znači da je razmena informacija brža i jednostavnija, čime se štedi vreme i omogućava računovođi da više vremena posveti kvalitetnijem savetovanju.

Priprema računovodstvenih izveštaja

 

Koje faktore treba uzeti u obzir pri izboru računovodstvenog programa za mala preduzeća?

Jednostavnost upotrebe

Funkcionalnosti su svakako važne, ali ako ih ima toliko da je teško uopšte shvatiti kako se sistem koristi, od njega možda nećemo imati stvarne koristi. Ponekad je važnije da je sistem jednostavan za upotrebu nego da ima mnogo opcija, zato je važno o tome razmisliti pre nego što se izabere odgovarajuće rešenje.

Dostupnost

Većina savremenih rešenja nudi računovodstvo u oblaku, što znači da se programu može pristupiti sa bilo kog mesta i preko bilo kog uređaja. Ipak, treba proveriti da li je možda potrebna instalacija programa, da li postoji mobilna aplikacija i da li ona funkcioniše i na iOS i na Android uređajima. I, naravno, razmisliti da li je to uopšte važno za naš izbor.

Dodatni korisnici

Dodatni korisnici programa su zaposleni. To je važno ako u preduzeću ima više zaposlenih koji izdaju račune klijentima. Korisno je i kada softver omogućava pristup računovođi, koji potom može direktno pristupati dokumentima i lako ih knjižiti.

Skalabilnost

Već prilikom izbora treba razmisliti o tome da računovodstveno rešenje ostane efikasno i kada preduzeće poraste, te da se svojim funkcionalnostima može prilagođavati poslovanju. Treba birati softverska rešenja koja omogućavaju nadogradnju i nemaju ograničenja u dodavanju novih funkcionalnosti.

Integracije

Većina preduzeća će verovatno želeti da integriše računovodstveni softver sa svojim platnim terminalom i POS sistemom. Integracija sopstvenog POS terminala sa računovodstvenim programom znači da se sve bankarske transakcije automatski i u realnom vremenu beleže u računovodstvenom sistemu. Druge korisne integracije uključuju povezivanje sa funkcionalnostima za obračun plata, CRM softverom i sličnim alatima.

Karakteristike

 

Koliko treba planirati za računovodstveni program za mala preduzeća?

Visina ulaganja u računovodstveni softver zavisi od toga šta je preduzeću potrebno. Dobavljač usluga, na primer softverska firma sa svega nekoliko zaposlenih i prilično jednostavnim prihodima i rashodima, može da planira relativno skroman budžet za računovodstveni program. S druge strane, nešto složenije delatnosti – poput maloprodaje, internet prodaje ili restorana sa zahtevnim vođenjem zaliha – moraće da predvide veći budžet kako bi softver odgovarao njihovim potrebama.

Cena je svakako važan faktor, ali najvažnije je proceniti koliku vrednost rešenje donosi preduzeću. Računovodstveni softver ima svoju suštinsku vrednost jer doprinosi boljoj efikasnosti i profitabilnosti poslovanja, pa zato cena ne bi trebalo da bude jedini ili presudni kriterijum pri izboru.

 

Šta možemo da uradimo da što bolje iskoristimo svoj računovodstveni program