Zašto su važni digitalni dokumenti?

дец 20, 2018 | Blog RS, Novosti |

Od kada postoje računari priča se o kancelariji bez papira. Priča se o elektronskom poslovanju, elektronskoj razmeni dokumenata, uštedama vremena, eliminacijom nepotrebnog posla, smanjenju grešaka i ko zna čemu sve ne. I konstantno se oseća da su to više lepe želje nego realnost. Zašto je to tako i ima li pomaka?

Poznati scenario – nepoznati rezultati

Svima je poznat scenario: kupac poruči robu ili usluge, prodavac pripremi porudžbinu pošalje je kupcu, kupac prihvati porudžbinu i kreće isporuka. Međutim tu sam proces nije završen. Dalje se roba isporučuje, pravi se otpremnica, roba se isporučuje kupcu, a računovodstvo pravi fakturu (ili više primeraka: original za prodavca, original za kupca, kopija za arhivu i sl.) šalje je poštom na adresu kupca, kupac plaća i to bi trebalo da je to. Često, ovaj idealan slučaj propušta priliku da se desi. Razlozi su raznorazni koliko i brojni: neažurni matični podaci o kupcima u informacionom sistemu, neažurni podaci o kupcima u javno dostupnim bazama podataka, nedostatak adekvatnih procesa, problemi oko adekvatnog arhiviranja dokumenata, zatim problem slanja faktura poštom tek kada se nakupi dovoljno da ima smisla ići u poštu i sl. Sve te aktivnosti generišu određene troškove, umanjuju efikasnost (najčešće kroz ponavljanje aktivnosti i odsustvo pravovremenog dogovorenog plaćanja) i unose određene rizike u celo poslovanje.

Da li se išta od ovoga može izbeći primenom digitalnih dokumenata?

Ušteda troškova usled smanjenja troškova poštanskih usluga

Ako uzmemo u obzir samo fakture: za izdavaoce faktura poštanski troškovi mogu biti značajni, naročito ako se fakture šalju kupcima preporučenom poštom uz povratnicu. Ukoliko se uzme da je cena slanja takve jedne fakture 75 dinara i da kompanija na mesečnom nivou izda oko 1000 faktura, mesečno samo na poštanske troškove kompanija mora izdvojiti oko 75.000 dinara, a to nije mala cifra. Uzimajući u obzir ove cifre, jasno je da su uštede samo uz elektronske fakture velike, a da ne pominjemo ostale dokumente koji mogu biti digitalni.

Ušteda materijalnih i transportnih troškova – arhiviranje papira, koverte, papir, markice, troškovi štampanja

Slična je priča i u ovom slučaju i prirodno se nadovezuje na priču o poštanskim troškovima. Niko, zaista, ne šalje fakturu bez koverte, markice, papira na kom je faktura odštampana, mastila koje je potrošeno za štampu i sl.

Ako se uzme u obzir da samo elektronska faktura eliminiše sve ove stvari, vrlo precizno svaka kompanija može za sebe da izračuna koliko i u ovom delu na mesečnom ili godišnjem nivou može napraviti ušteda korišćenjem digitalnih dokumenata!

Jednostavno arhiviranje digitalnih dokumenata na osnovu zakonske regulative

Vrlo važna stavka kada govorimo o digitalnim dokumentima u odnosu na tradicionalne papirne dokumente jeste način na koji se skladište i arhiviraju ovi dokumenti.

Prvo papirni dokumenti zauzimaju fizički prostor, a u zavisnosti od broja dokumenata i obaveze čuvanja i arhiviranja dokumenta zbog poreskih i drugih zakona, to može da zauzme poprilično prostora. Ako se uzme u obzir kvadrat poslovnog ili skladišnog prostora, kao i cena polica i registratora, kao i ostalih stvari potrebnih za arhiviranje, jasno je da je trošak gigabajta prostora na serveru znatno povoljniji, čak reda veličine nekoliko desetina, ako ne i stotinu puta.

Većina ekonomskih prednosti, u suštini, ne dolazi iz ušteda na troškovima štampe i poštarine već́ od automatizacije i integracije celog procesa: od narudžbine do plaćanja.

Direktan doprinos smanjenju seče šuma za proizvodnju papira

Ovo je samo po sebi jasno, jer sada već i vrapci znaju za rastuću potrebu očuvanja životne sredine, što možda u ovom trenutku ne izgleda bitno, ali svakako moramo razmišljati o tome kakvu planetu ostavljamo potomstvu.

Lakši pregled digitalnih dokumenata – neposredno iz informacionog sistema

Kako su dokumenti digitalni jasno je da je pretraga i pregled, posledično i analiza dostupna neposredno iz informacionog sistem klikom na dugme.

Obrada digitalnih dokumenata je mnogo brža

Obrada digitalnih dokumenata uz pomoć informacionog sistema drastično smanjuje vreme za obradu takvih dokumenata. Dodatno umanjuje i greške koje mogu nastati prekucavanjem sa papira u postojeći informacioni sistem kompanije.

Za kraj – automatizacija digitalnih dokumenata – veliki potencijal!

Za razliku od tradicionalnih papirnih dokumenata, digitalni dokumenti obezbeđuju sve podatke u digitalnom formatu. Ipak, jedna od ključnih odlika digitalnih dokumenata koja pravi značajnu razliku u odnosu na tradicionalne papirne dokumente jeste njihov potencijal za automatsku obradu. U tom smislu digitalni dokumenti se mogu generisati i transferisati automatski i direktno od izdavaoca do primaoca.

untitleddatalabDatalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podelite dalje…

X