Šta je bolje – mnogo malih ili jedan veliki program?

7. 3. 2018. | Poslovna rešenja, Preduzetnički kutak |

Rastuće potrebe malih i srednjih preduzeća više ne može da zadovolji skup pojedinačnih (ma koliko dobrih) nepovezanih ili slabo povezanih programa. Digitalna transformacija pred preduzeća postavlja značajno komplikovanije zahteve nego što je to bilo u prošlosti.

Zbog ovih, ali i mnogih drugih razloga rešenje može biti integrisan poslovno-informacioni sistem (ili ERP) koji omogućava:

  • Ujednačavanje poslovnih procesa
  • Centralizaciju poslovnih informacija
  • Eliminisanje uskih-grla prilikom odlučivanja
  • Sniženje IT troškova, povećanje produktivnosti i unapređenje odnosa sa klijentima

Integrisan softver eliminiše izazove učenja i održavanja mnogo različitih verzija različitih programa. Omogućava dostupnosti i deljenje informacija na svakom nivou organizacije i postavlja osnov za brže poslovne odluke.

Ipak, malo kompanija – bilo koje veličine – razume ceo koncept integrisanog poslovnog sistema. Bilo da su u pitanju osnovne računovodstvene funkcije, upravljanje zalihama, isporuke, maloprodaja, nabavka, reklamacije i sl. ovakva rešenja su postala neophodan temelj koji pomažu kompanijama da ujednače svoje poslovne procese, kreiraju nove izvore prihoda, obezbede operativnu kontrolu kako se poslovanje razvija i širi.

Sve što je zadovoljavalo potrebe kompanije u startu, sa rastom i razvojem postaje „tesno“. Program za fakturisanje više nije dovoljan. Potrebno je nešto više. Potreban je nivo detalja koji jednostavniji programi jednostavno nisu u stanju da obezbede.

Za mnoge kompanije, ova sledeća faza – prelazak sa jednostavnijih i nepovezanih na integrisane i sveobuhvatne sisteme podrazumeva i određenu organizacionu spremnost koju svaka kompanija iskusi u svom razvoju.

Ako ono što radite ne možete opisati kao proces, onda ne znate šta radite!

W. Edwards Deming

Total Quality Management

Mnogo programa, malo efekata – spremni za integraciju?

Kako se kompanija razvija, svaka faza podrazumeva proširenja skupa poslovnih alata (softvera). Za svaku kompaniju set alata je specifičan za delatnost. Za nekoga će to biti novi sistem za maloprodaju, za nekoga alat za upravljanje poslovnim kontaktima, a za nekog, opet, sistem za upravljanje zalihama, ulazima i izlazima. Kasnije dodaju se alati za nabavku, pa se ne to doda neko rešenje za elektronsku trgovinu i prijem porudžbina sa veb sajta. I tako redom. Vrlo brzo, prednosti takvih sistema padaju u vodu, iako pojedinačno jeftiniji od sveobuhvatnog rešenja, tokom korišćenja se pojavljuju povećani troškovi, pre svega vremenski, u upravljanju i komunikaciji sa različitim ponuđačima svakog pojedinačnog rešenja. Na to se slobodno može dodati i vreme za spajanja, prekrajanja i usaglašavanje podataka, stanja i sl. Da ne pominjemo dupli unos podataka, nekonzistentnost podataka, sporost pretrage i horor izveštavanje – dok sve se prvo povadi iz sistema, pa se sredi u programu za tabelarne proračune (najčešće Excel) podaci iz izveštaja praktično više nisu relevantni, a već su novi potrebni i tako u krug. Menadžment nema adekvatne podatke, a još manje ih ima u trenutku u kom su najpotrebniji. To sve utiče na agilnost (da ne kažemo živahnost) poslovanja, brzinu reakcije na zahteve kupaca i uopšte na efikasnost celog poslovanja kompanije.

Ako je vaše preduzeće dostiglo ovaj nivo poslovanja, onda je vreme da razmislite o sveobuhvatnom integrisanom rešenju.

Pažljivo razmislite i pogledajte naše preporuke i prednosti za integrisano ERP rešenje.

Prednosti ERP-a

Povećanje prihoda i profita

Integrisano poslovno rešenje eliminiše probleme više dobavljača softvera – upravljanje, usaglašavanje, komunikaciju, nadogradnje. Imate jedno rešenje i sve funkcije i podaci su unutra. Sve relevantne informacije nastaju i koriste se iz istog izvora podataka: ERP-a. Korisnici (sa adekvatnim pravima pristupa) mogu videti sve njima potrebne podatke na jednom mestu, bez potrebe za „traženjem“ ili „izvlačenjem“ podataka iz različitih sistema. Isporuke, stanja robe, dugovanja i potraživanja, kontakt podaci i sl. nalaze se na jednom mestu i dostupni su na klik. Takav jedinstveni sistem omogućava brže izveštavanja i analizu svih svojih delova, štedeći na taj način vreme i pomažući bržem donošenju odluka. Iz IT ugla, nema dodatnih sistema za instaliranje, nadogradnju, održavanja i učenje. Uštedom vremena, sniženjem troškova i pametnijom upotrebom odmah dostupnih podataka preduzeća mogu očekivati povećanje i prihoda, ali i profita.

Pametnije i brže odlučivanje i konkurentna prednost

Najveći izazov (da ne kažemo problem, mada to suštinski jeste) je u protoku informacija od jednog odeljenja do drugog. Ono što bi svi želeli i voleli jeste da primera radi, kupac poruči nešto sa sajta, prodaja automatski zna za to, proverava ispravnost i ispunjenost uslova porudžbenice, proverava stanje i cene i šalje nalog magacinu za isporuku. Ako kupac traži dodatni popust, automatski se obaveštava o tome šef prodaje (koji primera radi može odobriti specijalan popust), elektronski naravno, i odmah se po razrešenju zahteva odgovor prosleđuje kupcu. Isporučena roba se pakuje, kupac je preuzima, a finansije i računovodstvo sve to knjiže kako i treba. Istog trenutna, menadžment bi trebalo da ima uvid u novonastalu transakciju i da prati situaciju, čak i na dnevnom nivou ako je potrebno.

U zavisnosti od prodaje, potražnje (kupci žele nešto što nema na stanju), može se planirati sledeća nabavka i sl.

Iz gorenavedenog primera, jasno je da trenutna dostupnost potadaka svima u lancu omogućava da svoje odluke donose u skladu sa odmah raspoloživim podacima i informacijama.

Ako sve te informacije ubacimo u analitiku, uočićemo trendove i brže reagovati u budućnosti, a sve u cilju uštede vremena (čitaj: sniženja troškova), brže reakcije na zahteve kupaca (čitaj: povećanje prodaje) i na kraju, povećanje poslovnog rezultata (čitaj: profita).

Povećanje produktivnosti

Direktna posledica gore opisanih scenarija i situacija je povećanje produktivnosti. Ako su sve informacije raspoložive onda kada mi trebaju, ako u skladu sa njihovom raspoloživošću mogu reagovati brže, sve stvari u kompaniji će se samim tim odvijati brže, što dovodi do toga da više stvari mogu uraditi za isti vremenski period. Dodatno, posledica je da će svi u nizu biti zadovoljniji jer je manje prekovremenog rada, prekucavanja podataka i drugih „lepih“ aktivnosti koji se dešavaju u neintegrisanim rešenjima.

Da li ste spremni?

Naravno, sve gore opisano podrazumeva odgovarajuću organizacionu spremnost. Uvođenje integrisanog informacionog sistema nije lak zadatak. Postojeće navike se moraju promeniti, disciplina se mora uspostaviti, procedure se moraju poštovati. I sve ovo navedeno mora da postoji. ERP ili integrisan informacioni sistem je samo posledica stanja u preduzeću. Ni manje, ni više od toga. Dobra stvar je što uvođenjem ERP-a kompanije ne dobijaju samo softver, već i iskustvo akumulirano godinama na sličnim projektima sa sličnim delatnostima. ERP nije samo softver, već i način integrisanog upravljanja podacima. Za razliku od tradicionalnih računovodstvenih programa, ERP omogućava sveobuhvatno upravljanje svim resursima kompanija, a ne samo finansijama.

Finansije su bitne, ali su one rezultat sveukupnog rada svih drugih resursa u kompaniji. Kako i da li upravljate tim resursima na adekvatan način? Razmislite…

untitleddatalabDatalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podelite dalje…

X