Prednosti eRačuna i ostalih eDokumenata

окт 24, 2018 | Blog RS, Opšte teme |

 

„Izgubljeno vreme se nikada više ne može pronaći.”

 

- Bendžamin Frenklin

 

Brojne su prednosti digitalnog poslovanja i računovodstva ‘u oblaku’, a kao jedna od prednosti primene savremenih tehnologija je mogućnost kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata, kao njihova razmena unutar odgovarajuće IT infrastrukture i mreže poslovnih kontakata.  Ova prednost naročito je važna za poslovanje međunarodnih grupacija: posebno kada je u pitanju digitalna komunikacija preduzeća majke i ćerki firmi.

Savremeni oblik računa, koji se izdaje digitalnim putem i ne zahteva fizički ispis kako bi bio pravosnažan, naziva se eRačun. Imajući to u vidu, moguće je slanje i primanje računa digitalnim putem. Danas možemo reći da su eRačuni sve učestaliji pa se samim tim sve više primjenjuju zbog svoje jednostavnosti, ali i veće kontrole. Može se reći da su eRačuni jednostavniji za upotrebu u odnosu na dosadašnje oblike kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtevali brojne korake pre nego što bi račun došao u ruke klijenta. eRačuni prije svega štede vreme računovođama olakšavajući im posao kreiranja i slanja računa kao i praćenja njihove naplate.

Kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata za poslovne potrebe omogućava efikasnije i kvalitetnije poslovanje međunarodnih grupacija, ali i svih drugih poslovnih subjekata bez obzira na njihovu veličinu i delatnost. Jednostavnost pri kreiranju eRačuna rezultat je automatizacije poslovnih procesa primenom odgovarajućih softvera, što preduzećima omogućava da na jednostavan način mogu kreirati veliki broj eRačuna, a zatim pratiti i stepen njihove naplate od kupaca putem odgovarajućih izveštaja. Korišćenjem usluga računovodstva ‘u oblaku’ u svakom trenutku može se proveriti kada je kreiran eRačun, kada i ko je digitalno potpisao eRačun, kada je eRačun dostavljen ili preuzet od strane onog ko treba da ga primi. Automatizacijom poslovnih procesa pri kreiranju eRačuna obostranu korist imaju i pošiljalac odnosno dobavljač i primalac računa odnosno kupac.

Standardni način kreiranja računa u papirnoj formi odnosno izdavanje računa manuelnim putem zahteva veći broj zaposlenih koji će obavljati isključivo ove poslove (npr. kreiranje, pakovanje, slanje računa i druge papirne dokumentacije uz pomoć službe za fakturisanje, gde je istovremeno potreban znatno duži vremenski period da kreirani računi u papirnoj formi i druga poslovna dokumentacija budu isporučeni na željeno odredište tj. poslovnu adresu kupca itd.

Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata ne treba da se zanemare ekološki faktori koji omogućavaju uštedu papira i drugog potrošnog materijala, a samim time očuvanje okoline ukoliko je reč o velikim poslovnim sistemima i međunarodnim korporacijama, koje pri svom poslovanju imaju potrebu za kreiranjem većeg obima papirne dokumentacije odnosno arhiviranja iste.

U tom smislu poseban značaj ima ekološko računovodsvo. Ekološko računovodstvo predstavlja kombinovani pristup koji omogućava prenos podataka iz finansijskog računovodstva, računovodstva troškova i tokova materijala, sa svrhom da poveća efikasnost materijala, smanji ekološki uticaj i rizike, kao i da smanji troškove ekološke zaštite. Ekološko računovodstvo je postupak identifikacije, prikupljanja, procene, analize i prezentovanja informacija o troškovima ekologije i o uštedama, kao i o prihodima koji su sa njima povezani, u procesu poslovnog odlučivanja u poslovnom sistemu, na način da se informacije internog obračuna mogu uključiti u sistem eksternog izveštavanja.

Pri kreiranju eRačuna i ostalih eDokumenata mora se postaviti pitanje sigurnosti i zaštite elektronskih dokumenata, naročito kada je u pitanju dugogodišnje zakonski obavezno čuvanje digitalnih arhiva sa finansijskim i drugim podacima, a koji mogu biti predmet otuđenja ili zloupotrebe. Svi softveri koji se koriste za kreiranje i arhiviranje eRačuna i ostalih eDokumenata imaju odgovarajući stepen zaštite na nivou administracije informacionog sistema odnosno ovlašćenja pri upravljanju elektronskim dokumentima. Međutim kako ne postoji ‘savršena’ sigurnost, ipak postoje adekvatni načini zaštite elektronskih baza podataka i arhive elektronske dokumentacije, kako bi se eventualni rizici pri elektronskom upravljanju finansijskom i poslovnom dokumentacijom mogli svesti na minimum. Jedna od preventivnih mera je informisanje krajnjih korisnika softvera o mogućim bezbedonosnim rizicima, kako bi blagovremeno mogli prepoznati eventualne rizične situacije prilikom korištenja usluga npr. računovodstva ‘u oblaku’ za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata.

Zaključak

Ukoliko, u najkraćem, prezentujemo prednosti primene eRačuna i ostalih eDokumenata za međunarodno poslovanje, onda se kao najznačajnije prednosti mogu izdvojiti sledeće:

  1. Jednostavnost i brzina pri upravljanju finansijskom i poslovnom dokumentacijom.
  2. Automatizacija poslovnih procesa sa ciljem povećanja produktivnosti rada.
  3. Ušteda vremenskih, materijalnih i finansijskih resursa.
  4. Povećanje stepena efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa.
  5. Veći stepen finansijske kontrole i kontrole pristupa poverljivim informacijama.
  6. Ekološki aspekti poslovanja i zaštita okoline.
  7. Kvalitetnije izveštavanje o stepenu naplate potraživanja od kupaca i finansijskom upravljanju odnosima sa kupcima.
  8. Brzo pronalaženje dokumenata u centralizovanoj elektronskoj arhivi.
  9. Automatizovana distribucija i razmena finansijskih dokumenata u skladu sa odgovarajućim ovlašćenjima unutar organizacione strukture.
  10. Poboljšanje interne i eksterne poslovne komunikacije primenom savremenih IT alata.

Savremeno poslovanje podrazumeva sve veću količinu dokumenata. Da li će se međunarodna grupacija opredeliti da upravljanje finansijskom i poslovnom dokumentacijom vrši na konvencionalan način tj. u papirnoj formi ili će se opredeliti da koristi usluge npr. računovodstva ‘u oblaku’ za kreiranje eRačuna i ostalih eDokumenata zavisi od definisanih strateških ciljeva na nivou grupacije. Donosioci odluka opredeliće se da automatizuju upravljanje finansijskom i poslovnom dokumentacijom onda kada budu imali potrebne informacije o prednostima kreiranja eRačuna i ostalih eDokumenata.

Elektronsko arhiviranje i upravljanje dokumentima je složen proces čijom primenom svi korisnici u poslovno-informacionom sistemu odnosno međunarodnoj grupaciji postižu veću efikasnost poslovanja i značajne finansijske uštede u radu međunarodne grupacije.

 

 

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u lični razvoj i unapređenje znanja i veština nije moguće postići u 21. veku. Konstantno usavršavanje i sticanje novih znanja i veština podjednako važno, za uspešnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

 

X