Datalab OTOS
Povezivanje dislociranih jedinica
Podaci dislociranih jedinica ne smeju biti nedostupni. I ove jedinice spadaju u preduzeće. Datalab OTOS je idealno rešenje za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu.
Šta je OTOS
Datalab OTOS je programski paket za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu DataLab. Za prenos program upotrebljava elektronsku poštu. OTOS ne zahteva korisničke intervencije pod uslovom da preduzeće ima stalnu ili „dial-up“ internet vezu.
Nakon pokretanja program sinhronizuje baze podataka i završi rad. Korisnički prozor prikazuje status sinhronizacije, a sam program zapisuje dnevnik rada, tako da možemo da pregledamo tok i nakon završetka rada.
S obzirom na to, da program koristi internet za prenos podataka, trošak njegovog rada je izuzetno nizak. Bez obzira na to gde se nalaze baze podataka, cena prenosa je jednaka ceni poslate e-pošte. Zbog toga su nepotrebne skupe stalne veze, što posebno dolazi do izražaja kod preduzeća koja imaju poslovnice u različitim državama. Upotrebom kompresije i diferencijalnog prenosa, smanjuje se vreme prenosa, a tako povezani troškovi se svode na minimum.
Način rada
Za lakše razumevanje zamislimo sledeći scenario: Imamo preduzeće sa centralom i tri trgovine (poslovne jedinice). Centrala želi poslovnim jedinicama da šalje podatke o kupcima i artiklima. Od poslovnih jedinica želi da prima narudžbine i izdate račune i integriše ih u centralnu bazu podataka.
Preduzeće mora da otvori posebnu e-mail adresu (npr. transfer@company.com), koja će se koristiti za sve prenose između centrale i poslovnih jedinica. Centrala je u tom slučaju gospodar (master) prenosa, a poslovne jedinice su njene sluge (slave). Za svaku poslovnu jedinicu se u programu otvara poseban profil.
Profili sadrže sledeće podatke:
- način prenosa,
- koji podaci se prenose (šifarnici i poslovni dokumenti),
- MEDT/SEDT polja.
Poslovni događaji
Pravilo je, da je potrebno za svaku poslovnu jedinicu, koju želimo sinhronizovati, otvoriti svoje poslovne događaje. Tako bi u našem slučaju strukturu poslovnih događaja definisali kao na shemi.
Vidimo, da centrala i svaka od poslovnih jedinica imaju otvoreno vlastito skladište. Pored vlastitog skladišta imaju i vlastiti poslovni događaj za prijem robe na skladište, izdavanje (prodaju) i blagajnički prijem/izdatak. Isto bi bio slučaj, kad bi sve poslovne jedinice (PJ) pratile narudžbine, morali otvoriti i odgovarajuće poslovne događaje za narudžbine.
Ovakvo podešavanje je potrebno zbog nezavisnog rada svake lokacije, jer bi drugačije dolazilo do mogućih grešaka prilikom numeracije dokumenata. A ako shemu postavimo tako, kako je prikazano, svaka poslovna jedinica ima svoje poslovne događaje, unutar kojih se odvija numeracija, nezavisno od drugih (sama brine o svojim poslovnim događajima). Sa odgovarajućim podešavanjem autorizacija, ovakav sistem je siguran i nezavisan.
Međuskladišni prenosi
Posebnu pažnju kod podešavanja poslovnih događaja treba usmeriti ka međuskladišnim prenosima. Međuskladišni prenosi između centrale i poslovne jedinice moraju uticati na stanje oba skladišta.Na raspolaganju imamo dva načina prenosa:
Kod nekontrolisanog prenosa izdavanja skaldišta uvek kreira dokument o prenosu zaliha. Problemi kod ovakvog načina prenosa su dva:
1. Prijemno skladište nema uticaja na to, na ono šta je preneseno. S obzirom na to da prilikom sinhronizacije baze podataka u bazu na poslovnoj jedinici dolazi dokument prenosa, isti optereti skladište bez obzira na to, da li je roba zaista bila u odgovarajućoj količini i sa odgovarajućim identima.
2. Prijemno skladište će dobiti zalihu tek prilikom prenosa. Ukoliko PJ ima ograničenje izdavanja negativnog stanja skladišta (PJ ne može da izdaje pre prijema), onda robu neće moći da izda, dok se ne obavi sinhronizacija između skladišta.
Kontrolisani prenos rešava nedostatke nekontrolisanog, ali je radno više intenzivan. Umesto prenosnica koristimo interno izdavanje i prijemnicu. Skladište izdavanja pravi dokument internog izdavanja, a prijemno skladište internu prijemnicu. Zaliha je tako odmah rasknjižena za izdavanje i prilikom prijema robe je knjižena na prijemno skladište. Kontrola prenosa je jednostavna jer napravimo presek između izdavanja i prijema i na taj način ustanovimo da li sus e artikli usput izgubili.
Zalihe
Prenosi materijalnih prometa sa OTOS-om utiču na zalihe. OTOS dokumenti, koji prate stanje skladišta sami se uvoze u bazu podataka, ali ne obračunava novo stanje. Zbog toga je potrebno posle uvoza materijalnih prometa na centrali posle zaključka uvoza podataka, obavezno pokrenuti obnovu zaliha. Na poslovnim jedinicama, na koje izvozimo stanje zaliha u centrali (i ev. drugim poslovnim jedinicama), moramo uvek pokrenuti samo obnavljanje zaliha skladišta poslovne jedinice. Ako bi u poslovnoj jedinici obnavljali zalihe svih skladišta, zbog nedostatka drugih materijalnih prometa (oni se obično na PJ ne prenose), zaliha na svim ostalim skladištima posle obnavljanja pokazuje stanje nula.
Prenos podataka u OFF-LINE računovodstva
Tako predefinisane podatke preduzeće sa OTOS-om dnevno šalje u servis, kojoja se knjiže na odgovarajuća konta glavne knjige i saldakonta. Servis doknjiži još i banku (platni promet), izračuna i knjiži plate i neposredno iz prenesenih podataka kreira PDV evidencije.
Kod sledećeg prenosa (sinhronizacije) preduzeće od servisa prima finansijske podatke, koji su tako na raspolaganju poslovodavstvu za analize i donošenje odluka (saldakonta, RUC, dobitak/gubitak).
Uštede rada u servisu su kod takvog načina rada i minimalnog uvođenja kod komitenta (preduzeća) izvanredne, jer je po našim dosadašnjim iskustvima iz uvođenja PANTHEON-a u računovodstvene servise moguće uštediti od 50-85% posla.
Računovodstveni servis je tako mnogo konkurentniji i profitabilniji. Zadovoljstvo je i na strani preduzeća, koji konačno dobijaju trenutne podatke i u slučaju da računovodstveni servis deo uštede ponudi dalje komitentu niže troškove.
Rešenja kao ova, koja se temelje na win-win situacijama, su razlog za uvođenje moderne informacione tehnologije i potvrdu DataLab-ovog slogana „Pretvorite podatke u profit“.
