e-Arhiva: nezaobilazni alat savremenih preduzeća

5 Maj 2021

Brojne su prednosti kreiranja e-Računa i ostalih e-Dokumenata za savremeno poslovanje. Digitalno poslovanje ime sve veći značaj za upravljanje arhivskom građom, s obzirom na dugotrajni karakter poslovne dokumentacije koju je potrebno čuvati prema važećim zakonskim odredbama. Preduzeća sa značajanim obimom dokumentacije npr. revizorska i računovodstvena delatnost, imaju potrebu da kvalitetnije upravljaju svojom arhivom, kako bi uspešno mogli izvršavati usluge svojim klijentima. Poslovanje bez papira kreira brojne uštede, a digitalnom transformacijom poslovanja i ulaganjem u e-Arhivu postiže se i veća bezbednosti poslovne dokumentacije.

Šta je e-Arhiva?

e-Arhiva ( elektronska arhiva) je IT sistem koji omogućava čuvanje svih vrsta dokumentacije u digitalnom obliku. Osnovne prednosti e-Arhive su:  skeniranje dokumentacije u papirnoj formi i njeno pretvaranje u digitalni oblik, efikasno upravljanje dokumentacijom i arhivskom građom od trenutka njenog nastajanja do trajnog uništenja iste u skladu sa zakonskim odredbama o čuvanju poslovne arhive. Dokumentacija u elektronskoj formi omogućava ubrzanje poslovnih procesa, jer je pretraživanje brže u odnosu na dokumentaciju u papirnoj formi, ali i ubrzanje interne komunikacije u preduzeću tako što se dokumenti mogu bezbedno razmenjivati između odeljenja, naročito u uslovima kada se isti nalaze na različitim lokacijama, kao što je to u slučaju npr. korporativnog upravljanja i razmjene dokumentacije između matičnog preduzeća i preduzeća kćerke.

Digitalizacija poslovanja: DMS i E-Arhiva

Vremenom važni poslovni dokumenti u papirnoj formi, poput ugovora ili finansijske dokumentacije, mogu dostignuti značajne količine i zauzeti dragoceni poslovni prostor, a samim tim zahtevati ulaganje u dodatni skladišni prostor za njihovo čuvanje. Digitalne tehnologije omogućavaju da se u preduzeću uspostavi odgovarajući sistem za upravljanje dokumentima (DMS), pri čemu je neophodno definisati i procedure za upravljanje životnim ciklusom dokumentacije, metode i ovlašćenja za pregled sadržaja pojedinih dokumenata, način arhiviranja dokumentacije na prikladnim elektronskim medijima. Pretvaranjem poslovnih dokumenata u digitalne zapise koji se mogu elektronski arhivirati, postiže se efikasnije i bezbednije upravljanje poslovnom dokumentacijom. Automatizovano snimanje i obrada dokumenata za digitalno arhiviranje omogućava pretvaranje velikih količina poslovnih dokumenata u elektronske formate prikladne za dugoročno digitalno arhiviranje i upravljanje zapisima u kraćem vremenskom periodu. Stoga, DMS i e-Arhiva kao relativno ‘novi’ pojmovi postaju nezaobizani alati u poslovanju savremenih preduzeća.

Značaj e-Arhive za uspešno poslovanje

Ključni razlog zbog koga je potrebno pristupiti digitalizaciji poslovanja kada je u pitanju arhiviranje dokumenatacije u preduzeću je izbegavanje gubitka podataka/dokumentacije. Dokumenti u papirnoj formi izuzetno su podložni gubitku ili uništenju, bez obzira da li se radi o slučajnom ili zlonamernom činu, odnosno rizicima koji su rezultat prirodne katastrofe, poput poplave ili požara. Adekvatnim arhiviranjem dokumenata i njihovim čuvanjem u elektronskoj formi sprečava se mogućnost njihovog gubitka ili uništenja, a u slučaju eventualnog nastanka događaja usled tzv. više sile, isti neće bitnije uticati na nastavak poslovanja preduzeća.

Revizija poslovanja preduzeća može biti izuzetno zahtevan poduhvat kada je u pitanju pronalazak potrebne dokumentacije, kako bi se potvrdilo da su sve finansijske transakcije ili operativni postupci izvršeni dosjedno i tačno. Ukoliko tokom revizijskih aktivnosti preduzeće ne možete dostaviti potrebne dokumente za reviziju, tada reskira da postupak revizije bude duži i skuplji. Sa druge strane, arhivirana dokumenata u elektronskoj formi ‘olakšavaju’ celokupni postupak, jer revizori imaju trenutni pristup informacijama i dokumentaciji koji su im potrebni, štedeći na taj način vremenske i ljudske resurse tokom celokupnog postupka revizije. Ovo je samo jedan od primera o značaju e-Arhive za uspešno poslovanje preduzeća, ali se prednosti e-Arhive mogu veoma uspešno koristiti i u drugim sličnim poslovnim aktivnostima ( npr. akvizicija preduzeća, itd.).

e-Arhiva i sigurnosni aspekti poslovanja

Jedna od prednosti e-Arhive je poboljšanje sigurnosti pri upravljanju dokumentacijom. Za razliku od fizičke arhive, e-Arhiva se može zaštititi lozinkom tako da pojedinim dokumentima mogu pristupiti samo određene tj. ovlašćene osobe. Nadalje, sistem za upravljanje e-Arhivom kreira revizijski trag tako da se u bilo kom trenutku može videti ko je pristupio, promenio ili izbrisao dokumente. Takođe, u slučaju eventualnog brisanja e-Arhive uvek postoje i njihove sigurnosne kopije, koje se obično čuvaju van preduzeća ili na drugim sigurnim mestima za čuvanje e-Arhive npr. data centri i sl. Na žalost, poslovanje preduzeća podložno je i prirodnim katastrofama, koje mogu uništiti dokumente u papirnom obliku, a e-Arhiva je tada od presudnog značaja za proces oporavka od katastrofe.

Iako pristup fizičkoj arhivi nije potpuno nezaštićen, jer i u ovom slučaju dokumentima mogu pristupiti ovlašćena lica koja će izvaditi dokumentaciju iz arhive i predati je imenovanoj osobi u preduzeću, ali se pri tome može dogoditi da tokom premeštanja dokumentacije iz arhive ista bude zagubljena ili eventualno uništena. Ovakva mogućnost gubitka ili uništenja dokumentacije nije moguća kod e-Arhive, a ovo je još jedan od sigurnosnih aspekata koji ukazuju na njen značaj za preduzeće.

Arhivska knjiga

Republika Srbija je nedavno usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, po kome je potrebno da preduzeća oforme arhivsku građu i dokumentaciju koju su dužni da vode i čuvaju. Kao rok za dostavljanje prepisa Arhivske knjige za dokumentaciju koja je nastala u prethodnoj poslovnoj godini određen je 30. april, što znači da su rokovi kratki. U okviru eDokumentacije u PANTHEON-u, postoji mogućnost vođenja Arhivske knjige u elektronskom obliku.

Kako je predviđeno i samim Zakonom, u okviru ovog alata moguće je evidentiranje, klasifikovanje, arhiviranje i čuvanje arhivske građe i dokumentovanog materijala. Moguće je i urediti listu kategorija arhivske građe i rokove čuvanja, a sve u skladu sa opštim aktom o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata. Ovo će biti obaveza za sva srednja i velika preduzeća, pa nije naodmet pripremiti se i organizovati na vreme.

Zaključak

Jedna od prednosti i ušteda za preduzeća arhiviranjem dokumenata u elektronskoj formi je racionalniije korišćenje dragocenog kancelarijskog prostora, pri čemu se istovremeno postiže i povećanje produktivnosti i poboljšanje kvaliteta poslovnih procesa.

Data centri i druga specijalizovana preduzeća na tržištu nude usluge arhiviranja, kako bi osigurale lak pristup dokumentima iz poslovnih ili pravnih razloga ili u svrhu revizije. Na koji način će se preduzeće opredeliti da vrši upravljanje e-Arhivom (sopstveni sistem ili outsourcing usluge) zavisi od trenutnih potreba i digitalne strategije preduzeća.

Transformacija fizičke arhive u e-Arhivu aktivnost je koju treba pravovremeno poduzeti u preduzeću, sa ciljem unapređenja poslovanja. Imajući u vidu da godišnja stopa rasta nastale količine dokumenata u prosečnom preduzeću iznosi 25%, preduzeća koja pravovremeno ne pristupe digitalnoj transformaciji poslovanja i primene e-Arhivu rizikuju da budu ‘zatrpani’ papirima, kao i da trajno izgube dokumentaciju, ali i da neracionalno upravljaju sopstvenim (ne)materijalnim resursima.

Ne propustite korisne novosti i savete

Ukoliko želite da primate novosti sa korisnim biznis sadržajima iz naše baze znanja, molimo vas da popunite obrazac.

X